Bewirtschaftungskosten Immobilien – Definition, Höhe & Umlagefähigkeit

Die Bewirtschaftungskosten spielen neben anderen wichtigen Faktoren wie etwa dem Kaufpreis eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für oder gegen den Erwerb einer Immobilie.

Mit diesem Begriff werden alle Kosten zusammengefasst, die laufend im Rahmen der Nutzung einer Immobilie anfallen, darunter beispielsweise die Instandhaltungskosten und auch die Betriebskosten wie etwa die Entgelte für Strom- und Wasserverbrauch. Welche Kosten konkret zu den Bewirtschaftungskosten zählen und welche Rolle diese steuerlich sowie insbesondere bei vermieteten Immobilien spielen, erläutern wir anhand der folgenden acht Fragen und Antworten im Detail.

Die Bewirtschaftungskosten setzen sich aus mehreren Kostenkategorien zusammen, die jeweils teils noch weiter untergliedert sind. Für Selbstnutzer sind lediglich die Betriebskosten und die Kosten der Instandhaltung wichtig. Vermieter müssen hingegen auch Abschreibungen, Verwaltungskosten und das Mietausfallwagnis als Kostenpunkte beachten. Diese Kosten zu kennen ist auch deshalb wichtig, weil sie für die Steuererklärung eine Rolle spielen.

• Abschreibungen

Auch Abschreibungen von Immobilien gehören zu den Bewirtschaftungskosten. Sie spiegeln die Wertminderung wider, die sich aus der laufenden Nutzung ergibt. Für Immobilien gilt, dass die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Neubauten über einen Zeitraum von 50 Jahren abgeschrieben werden. Daraus folgt, dass jährlich zwei Prozent dieser Summe als Kosten anzusetzen sind. Beim Erwerb einer Immobilie, die vor 1925 errichtet wurde, beträgt der Abschreibungszeitraum 40 Jahre und die jährliche Abschreibung erhöht sich auf 2,5 Prozent.

• Betriebskosten

Die Betriebskosten setzen sich aus allen Kosten zusammen, die laufend im Zusammenhang mit der Immobilie anfallen. Dabei ist es für Vermieter wichtig, zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten zu unterscheiden. Letztere werden nicht durch den Mieter finanziert, sondern der Vermieter muss sie selbst tragen. Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören beispielsweise die Grundsteuer oder auch die Kosten für die Müllabfuhr und den Hausmeister. Nicht umlagefähig sind hingegen etwa die Kosten der Immobilienfinanzierung.

• Kosten der Instandhaltung

Instandhaltungskosten fallen dafür an, die Immobilie laufend im funktionsfähigen beziehungsweise nutzbaren Zustand zu halten. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Wartungsarbeiten an der Heizungsanlage im Haus. Anders als die Betriebskosten können diese Kosten nicht auf den Mieter abgewälzt werden.

Bei den Instandhaltungskosten gilt, dass je nach Baualter der Immobilie unterschiedliche Pauschalen je Quadratmeter und Jahr angesetzt werden. Diese liegen zwischen rund acht und 14 Euro pro Jahr und Quadratmeter.

• Verwaltungskosten

Die Verwaltungskosten umfassen alle Kosten, die im Rahmen der ordnungsgemäßen Hausverwaltung entstehen. Dazu gehören beispielsweise die Kosten für die Erstellung der Jahresabschlüsse. Die Höhe variiert sehr stark und hängt auch von der Anzahl der Wohneinheiten ab. Dabei gilt, dass die Verwaltungskosten pro Wohnung und Monat umso höher sind, je kleiner die Eigentümergemeinschaft ist.

Die Verwaltungskosten werden teils pro Wohneinheit mit 200 bis 300 Euro angesetzt, teils auch als Prozentanteil der Nettokaltmiete (rund ein bis drei Prozent). Letzteres ist eher bei gewerblich genutzten Immobilien üblich.

• Mietausfallwagnis

Das Mietausfallwagnis beziffert das Ausfallrisiko durch entgangene Mieteinnahmen bei Leerstand. Üblicherweise wird hierfür ein bestimmter Prozentsatz der Bruttomieteinnahmen veranschlagt. Die Höhe hängt von der Art der Nutzung ab. Bei Wohnimmobilien sind es beispielsweise zwei Prozent.

Vermieter dürfen ausschließlich bestimmte, aber nicht alle Betriebskosten auf ihre Mieter umlegen. So muss der Vermieter beispielsweise die Betriebskosten für leerstehende Wohnungen selbst tragen. Die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sowie das Mietausfallwagnis sind nicht umlagefähig.

Die gesetzliche Grundlage für die Bewirtschaftungskosten bildet unter anderem § 32 der Immobilienwertermittlungsverordnung (ImmoWertV) sowie § 24 der II. Berechnungsverordnung (BV). Die Höhe der anzusetzenden Kosten für die Instandhaltung ist in § 28 II. BV festgelegt, Angaben zum Mietausfallwagnis enthält § 29 II. BV.

Für die Betriebskosten gilt die Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten als gesetzliche Grundlage. So ist in §1 der BetrKV geregelt, dass die Kosten für die Instandhaltung und Verwaltung nicht zu den Betriebskosten zählen. § 2 der BetrKV beinhaltet eine Übersicht aller Betriebskosten.

Nicht auf Mieter umgelegte Bewirtschaftungskosten können steuerlich geltend gemacht werden. Sie gelten gemäß § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) als Werbungskosten und mindern den zu versteuernden Gewinn aus Vermietung und Verpachtung. Zu diesen Werbungskosten gehören unter anderem die Verwaltungskosten sowie die Finanzierungskosten. Auch die Abschreibungen wirken sich steuermindernd aus.

Nach Angaben des Immobilienverbands IVD sollten für die Bewirtschaftungskosten pauschal rund 20 bis 35 Prozent der Nettokaltmiete angesetzt werden. Beträgt diese beispielsweise acht Euro je Quadratmeter, wären bei einer 100-Quadratmeter-Wohnung monatlich rund 1,60 bis 2,80 Euro anzusetzen.

Der Verkehrswert vermieteter Immobilien wird üblicherweise anhand des Ertragswertverfahrens ermittelt. In die Berechnung fließen nicht nur der Wert des Grundstücks und der Immobilie ein, sondern auch der Reinertrag. Dieser ergibt sich aus den Netto-Mieteinnahmen abzüglich der Abschreibungen, des Mietausfallwagnisses sowie der Kosten für die Verwaltung und Instandhaltung.

Die Instandhaltungskosten stellen lediglich einen Teil der gesamten Bewirtschaftungskosten dar, die im Rahmen der laufenden Nutzung einer Immobilie anfallen. Sie setzen sich ausschließlich aus Kosten zusammen, die für die Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs der Immobilie eine Rolle spielen. Das können beispielsweise Wartungskosten für technische Anlagen sein.

Die Bewirtschaftungskosten spielen in zweierlei Hinsicht eine Rolle bei der Immobilienfinanzierung:

• Bei Selbstnutzung: Soll eine Immobilie zur Selbstnutzung finanziert werden, berücksichtigen die Banken auch die Haushaltskosten sowie das laufende Einkommen. Dabei spielen auch die Nebenkosten der entsprechenden Immobilie eine Rolle, die in der Regel in Form eine Pauschale geschätzt werden.

• Bei Fremdvermietung: Soll die zu finanzierende Immobilie vermietet werden, setzen die Banken ebenfalls eine Pauschale an, die jedoch geringer ausfällt. Dies liegt daran, dass ein Teil der Bewirtschaftungskosten auf die Mieter umgelegt wird. Eine wichtige Rolle spielt in diesem Fall das Mietausfallwagnis.