Unterlagen Hausverkauf - Checkliste: Alle wichtigen Dokumente

Wer eine Immobilie verkaufen möchte, hat ein großes Projekt vor sich, das gut vorbereitet sein muss. Natürlich spielen zahlreiche Unterlagen für den Hausverkauf eine Rolle – sie werden von unterschiedlichen Beteiligten zu bestimmten Zeitpunkten im Verkaufsprozess benötigt und müssen rechtzeitig zusammengestellt werden. Erfahren Sie, wann welche Dokumente wichtig sind und nutzen Sie unsere kostenlosen PDF-Checklisten!

Die wichtigsten Unterlagen für den Hausverkauf sind diejenigen, die die zentralen Eckdaten zur Immobilie belegen – sowohl für den Kaufinteressenten als auch für dessen finanzierende Bank und den Notar. Wem gehört die Immobilie? Wo genau ist die Immobilie gelegen? Wie groß sind Gebäude und Grundstück? Gibt es Lasten und Beschränkungen, die den Wert der Immobilie beeinträchtigen?

Die Unterlagen für den Hausverkauf dienen nicht nur der Dokumentation, sondern bilden gemeinsam eine Art Steckbrief Ihres Objekts. Kaufinteressenten erhalten auf diese Weise detaillierte Einblicke, um eine fundierte Kaufentscheidung treffen zu können.

Diese Dokumente sollten frühzeitig zusammengestellt werden. Fehlt eine wichtige Urkunde für den Hausverkauf, führt das möglicherweise zu Skepsis bei potenziellen Käufern. Um Verzögerungen im Verkaufsprozess zu verhindern, organisieren Sie die Dokumente unbedingt rechtzeitig.

Zu den relevantesten Unterlagen gehören die Folgenden:

• Grundbuchauszug: Das Dokument erhalten Sie beim Grundbuchamt (Amtsgericht) oder bei einem Notar. Es enthält alle relevanten Daten zu Ihrem Grundstück, wie etwa die Wohnflächenberechnung. Auch diese Zusammenfassung sollte nicht älter als drei Monate sein.
• Flurkarte: Das Katasteramt Ihrer Gemeinde händigt Ihnen diese Akte aus, welche unter anderem auf Grundstücksgrenzen hinweist. Sie sollte nicht älter als drei Monate sein.
• Energieausweis: Es ist Pflicht, diesen Beleg nachweisen zu können, da ein Fehlen Strafen nach sich ziehen könnte. Einen aktuellen Ausweis stellen beispielsweise Schornsteinfeger aus.
• Grundrisse: Sie sind ausschlaggebend für viele Käufer und sollten aktuell sein, um auch eventuelle Umbauten miteinzubeziehen. Sie besitzen die Übersicht entweder selbst, ansonsten verfügt Ihr Architekt oder Raumplaner darüber oder Sie können einen aktuellen Grundriss anfertigen (lassen), was allerdings mit Mehrkosten verbunden ist.
• Bauakte: Diese Sammlung ist in den meisten Fällen im Bauordnungsamt Ihrer Gemeinde archiviert und enthält Baupläne, eine Baugenehmigungsurkunde und eine Baubeschreibung.

Ebenfalls wichtig sind der Nachweis möglicher Instandhaltungsmaßnahmen, die Aufzählung laufender Darlehen und eventuell bestehende Mietverträge. Sollte Ihr Haus unter Denkmalschutz stehen, braucht es auch dafür einen Nachweis, ebenso über einen Erbpachtvertrag oder ein Wohnrecht.

Manche Unterlagen müssen Sie bei Behörden anfordern. Das kann Zeit in Anspruch nehmen. Daher ist es besonders wichtig, frühzeitig mit der Zusammenstellung relevanter Dokumente zu starten. Denn erst, wenn Sie wirklich alle wichtigen Unterlagen für den Hausverkauf haben, ist es an der Zeit, mit der Vermarktung zu starten.

Unsere kostenlose Checkliste "Unterlagen für den Hausverkauf" als PDF gibt Ihnen einen Überblick über alle weiteren Papiere, die Sie für den Verkauf benötigen.

Auch auf einen anstehenden Termin mit dem Notar können Sie sich im Vorhinein vorbereiten. Denn mit ihm gehen Sie die notarielle Beurkundung des Kaufvertrages durch. Der Notar braucht dafür alle Unterlagen, die ihm belegen, wer genau was genau an wen genau unter welchen Bedingungen verkaufen möchte. Diese gehen teils über die bereits von Ihnen gesammelten Dokumente hinaus:

• Kaufvertragsentwurf
• Aktueller Grundbuchauszug
• Personalausweise des Verkäufers und des Käufers
• Dokumente zu eingetragenen Grundschulden
• Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis
• Liste der (Einrichtungs)Gegenstände, die vom Käufer übernommen werden

Das wichtigste Dokument ist das Grundschuldformular, welches vom Kreditinstitut ausgestellt wird, nur so kann der Notar die Grundschuld eintragen.

Vor dem Beurkundungstermin wird in der Regel ein Kaufvertragsentwurf durch den Notar erstellt, den die finanzierende Bank benötigt, um die Baufinanzierung zu bestätigen. Dieser Entwurf beinhaltet bereits die Bedingungen zur Kaufpreiszahlung und zum Eigentumsübergang. Zum Termin mitgebracht werden müssen außerdem die Personalausweise aller am Kauf beteiligten Personen.

Die Immobilienvermarktung wird ein ebenfalls wichtiger Teil des Prozesses sein. Bevor Sie den Hausverkauf in die Wege leiten, müssen alle wichtigen Fragen geklärt sein: Was soll das Haus kosten? Wie wollen wir das Haus präsentieren? Welche Fragen kommen bei der Hausbesichtigung auf uns zu?

Geht es um den Verkauf einer vermieteten Immobilie, so müssen Kaufinteressenten weiterhin über das Mietverhältnis informiert werden. Bei vermieteten Immobilien sollten im Exposé die Jahresnettokaltmiete sowie weitere Informationen zum laufenden Mietvertrag genannt werden. 

Diese Dokumente sind (neben denen bereits genannten Unterlagen) wesentlich für die konkreten Verkaufsvorbereitungen:

• Immobilienbewertung
• Exposé inkl. Fotos

Bevor die Vermarktung beginnt, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie provisionsfrei verkaufen möchten oder einen Makler beauftragen. Sie können sich entweder ein professionelles Exposé erstellen lassen oder auf eigene Faust Fotos schießen und Texte verfassen, immer beliebter wird auch die Erstellung eines Videos des jeweiligen Objekts.

Ein Makler steht Ihnen zur Seite, wenn Sie Hilfe benötigen und weiß genau, welche Dokumente und Informationen wichtig sind. Kalkulieren Sie für sich vorab die Höhe der Maklerprovision (in der Regel zwischen drei und acht Prozent des Kaufpreises zzgl. Mehrwertsteuer) und entscheiden Sie dann, ob Sie einen Makler beauftragen oder die Vermarktung selbst in die Hand nehmen.

Bereiten Sie sich, sofern Sie Ihre Immobilie selbst verkaufen möchten, auf erste Besichtigungen vor, indem Sie alle wichtigen Dokumente parat haben oder Fragen beantworten können, etwa wann die Heizung eingebaut oder die Dachsanierung abgeschlossen wurde.

Alle wichtigen Unterlagen für Ihre Verkaufsvorbereitungen finden Sie in unserem kostenfreien PDF „Checkliste Hausverkauf Unterlagen“. 

Grundsätzlich müssen, sofern nicht anders vertraglich festgehalten, keine besonderen Unterlagen an den Käufer übergeben werden. Doch viele Dokumente können dem neuen Eigentümer nützlich sein, sodass ein verantwortungsvoller Verkäufer alle wichtigen Dokumente, ggf. auch nur in Kopie, bereitlegt. Hierzu können zum Beispiel zählen:

• Garantieurkunden von technischen Einrichtungen
• Wartungsberichte und -verträge
• Versicherungspolicen
• Bauunterlagen (Bauantrag, Querschnitte, Grundrisse)
• Gebrauchsanleitungen

Nicht nur Sie müssen sich um die Bereitstellung von Informationen kümmern, auch Käufer sind in der Pflicht. Unter anderem müssen sie nachweisen können, dass sie über die nötigen finanziellen Mittel verfügen.

Lassen Sie sich die Bonität nachweisen, indem Sie folgende Unterlagen anfordern:

• Schufa-Auskunft
• Vorlage des Arbeitsvertrages samt aktuellem Einkommenssteuerbescheid
• Finanzierungszusage der Bank

Ein weiteres wichtiges Dokument, das Käufer und Verkäufer gemeinsam erstellen müssen, ist das Übergabeprotokoll. Darin halten Sie fest, in welchem Zustand sich die Immobilie bei der Übergabe befunden hat, wie viele Schlüssel übergeben worden sind und auch die Zählerstände für die Heizungs- und Warmwasserabrechnung werden erfasst.

Beim Wohnungsverkauf sind abweichende Dokumente notwendig, die bei einem Hausverkauf nicht bereitgestellt werden müssen. Folgende Checkliste gibt Ihnen einen Überblick:

• Wohngeldabrechnung: Dieses Dokument schlüsselt auf, welche Kosten für das Gemeinschaftseigentum anfallen, wie etwa Abwasserkosten, Kosten für Müllbeseitigung oder Hausmeisterkosten, auch als Betriebskosten bekannt.
• Wirtschaftsplan: Verwalten Sie Ihr Eigentum, ist in dieser Aufstellung aufgelistet, welche Einnahmen und Ausgaben für ein Kalenderjahr zu erwarten sind.
• Teilungserklärung: In der Teilungserklärung wird festgelegt, dass ein Grundstück in Miteigentumsanteile aufgeteilt wird, wobei jeder Anteil das Recht auf eine bestimmte Wohnung oder Räume zur gewerblichen Nutzung umfasst.
• Protokolle von Eigentümerversammlungen: Auf diese Weise haben Käufer einen Einblick in getätigte Beschlüsse.

Auch die Höhe der Instandhaltungsrücklage muss dem Kaufinteressenten mitgeteilt werden.  

Es kann vorkommen, dass Besitzer von Teileigentum ebendieses verkaufen möchten. Das ist beispielsweise bei Büros oder Sonderobjekten (Sporthalle, etc.) immer wieder der Fall. Auch bei diesen Objekten müssen die oben genannten Dokumente vorgelegt werden.

Eine vollständige Übersicht aller wichtigen Unterlagen für den Wohnungsverkauf finden Sie auf unserer kostenfrei zum Download bereitgestellten Checkliste "Unterlagen für den Wohnungsverkauf“. Hier werden auch die Dokumente, die für den Verkauf einer vermieteten Eigentumswohnung wichtig sind, aufgeführt.

Für den Verkauf einer Immobilie werden zahlreiche Dokumente benötigt. Diese müssen an Interessenten, schlussendlich den Käufer und auch an den Notar übergeben werden. Um bei der Vielzahl an Unterlagen nicht den Überblick zu verlieren, ist strukturiertes Vorgehen wichtig. Nutzen Sie in einem ersten Schritt unsere Checkliste, um alle relevanten Unterlagen zusammenzustellen. Bewahren Sie diese Dokumente am besten in einer eigenen Dokumentenmappe auf. So haben Sie alle wichtigen Nachweise immer griffbereit. Da sie auch nach dem Immobilienverkauf weiter auffindbar bleiben sollten, nutzen Sie die Dokumentenmappe am besten auch zukünftig, um die Verkaufsunterlagen zu haben – etwa für Rückfragen einer Behörde.

Je strukturierter Sie vorgehen und je früher Sie damit beginnen, die Dokumente für den Immobilienverkauf zusammenzutragen, desto einfacher kann der gesamte Verkaufsprozess abgewickelt werden.