Hausverwaltung – Was sie macht und was sie kostet

Wenn umgangssprachlich von einer Hausverwaltung die Rede ist, so ist in der Regel die Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) gemeint. Sie kümmert sich um bautechnische, kaufmännische oder juristische Angelegenheiten eines Hauses.

Von der WEG-Verwaltung zu unterscheiden, ist die Mietverwaltung. Sie wird vom Eigentümer eines Mehrparteienhauses mit vermieteten Wohneinheiten eingesetzt, der frei darüber entscheiden kann, ob er die Verwaltung selbst übernimmt oder eine Hausverwaltung beauftragt. Die Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) sind in dieser Frage hingegen an die Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes gebunden.

Wir erläutern, wie sich die Arten der Immobilienverwaltung voneinander unterscheiden, wie Sie eine gute Hausverwaltung finden und was Sie außerdem bei der Beauftragung eines Hausverwalters beachten sollten.

Die Aufgaben der Hausverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) sind in §26 und 27 Wohnungseigentumsgesetz geregelt. Grundsätzlich gilt, dass die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums den Eigentümern auch gemeinschaftlich zusteht, sie können über die Bestellung des Verwalters frei entscheiden (§ 26, Abs.1). Eine Verwaltung ist somit nicht zwingend vorgeschrieben. Wichtig ist dabei zu wissen, dass der Verwalter in der Regel immer nur für das Gemeinschaftseigentum zuständig ist und nicht für das Sondereigentum der einzelnen WEG-Mitglieder – es sei denn, es gibt über einen Verwaltervertrag andere Absprachen.

Zu den Aufgaben einer ordnungsgemäßen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung gehören laut Wohnungseigentumsgesetz, insbesondere folgende Punkte:

• Administratives/Kaufmännisches

• Aufstellung einer Hausordnung: Eine Hausordnung ist wichtig, um von vornherein Streit unter den Bewohnern des Hauses zu vermeiden. Beispielsweise ist dort geregelt, zu welchen Zeiten Mittags- oder Nachtruhe zu herrschen hat oder wer wann das Treppenhaus reinigt. Die Verwaltung muss dafür sorgen, dass die Hausordnung von allen Parteien eingehalten wird.

• Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung: Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter die Wohnungseigentümerversammlung vorbereiten, einberufen und dabei bestimmte Formalitäten wie unter anderem die dreiwöchige Ladungsfrist einhalten. Auf der Versammlung beraten die Eigentümer dann zu unterschiedlichen Themen, etwa zu anstehenden Sanierungsarbeiten am Gebäude, den Jahreswirtschaftsplan oder die Hausgeldabrechnung.

• Aufstellung eines Wirtschaftsplans: Im Wirtschaftsplan stellt der Verwalter die Einnahmen und Ausgaben des kommenden Wirtschaftsjahres für das Gemeinschaftseigentum gegenüber. Die Einnahmen bestehen dabei aus dem Hausgeld, das die Wohnungseigentümer als Vorauszahlung zur Deckung laufender Kosten (Betriebskosten, Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten) entrichten.  

• Bauliches

• Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums: Der Verwalter ist dafür verantwortlich, das Eigentum der WEG durch pflegende und präventive Maßnahmen in seinem ursprünglichen Zustand zu erhalten sowie Mängel zu beheben.

• Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage: Um für zukünftige Mängel oder Schäden gerüstet zu sein, bildet die WEG eine Instandhaltungsrücklage. Im Wirtschaftsplan legt der Verwalter den Beitrag jedes Eigentümers für diese Rücklage dar.

• Juristisches

• Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen: Der Verwalter ist berechtigt, Willenserklärungen und Zustellungen im Namen der WEG entgegenzunehmen – sei es für oder gegen die WEG. Bei den Willenserklärungen kann es sich etwa um Mahnungen oder behördliche Bescheide handeln, bei den Zustellungen um gerichtliche Zustellungen beispielsweise in einem Rechtsstreit. Der Verwalter muss die betroffenen Eigentümer jedoch unverzüglich über die Entgegennahme informieren.

• Ansprüche gerichtlich und außergerichtlich geltend machen: Hat die WEG den Verwalter dazu ermächtigt, kann er aktiv werden, wenn beispielsweise ein Mit-Eigentümer sein Hausgeld oder eine Sonderumlage nicht zahlt.

• Vertretung der Eigentümer: Mit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes, die zum 1. Dezember 2020 in Kraft getreten ist, ist der Verwalter generell befugt, die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gerichtlich und außergerichtlich zu vertreten (§ 9b, Abs. 1).

Die Kosten für eine Hausverwaltung lassen sich nicht eindeutig beziffern, da sie von mehreren Faktoren abhängen. So liegen bei Immobilien mit wenigen Wohneinheiten die Kosten pro Einheit höher als bei größeren Häusern, außerdem spielen der Umfang der vereinbarten Leistungen sowie die Lage und der Zustand der Immobilie eine Rolle. Großstädte wie München, Frankfurt oder Hamburg sind teurer als ländliche Regionen, das Gleiche gilt für sanierungsbedürftige Immobilien gegenüber Immobilien in einem guten Zustand.

Der bundesweite Durchschnittssatz für eine WEG-Verwaltung im Bestand lag laut 7. Branchenbarometer DDIV (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter in der Immobilienverwalterwirtschaft) aus dem Jahr 2019 bei monatlich 21,02 Euro netto im Jahr 2018. Dabei gilt, dass das Honorar immer pro Einheit berechnet wird und sich die WEG die Kosten somit teilt. Bewohnt ein Eigentümer seine Wohnung nicht selbst, sondern vermietet sie, darf er die Kosten nicht auf den Mieter umlegen.

Bei Mietverwaltungen betrug der Durchschnittswert im Jahr 2018 laut 7. DDIV-Branchenbarometer 24,05 Euro je Einheit und Monat. Häufig wird dabei kein Regelsatz festgelegt, sondern es gibt eine prozentuale Vergütung, die sich an den Mieteinnahmen des Objekts orientiert.

Die Verwaltung von Sondereigentum fällt insgesamt etwas teurer aus. Günstiger wird es allerdings, wenn es sich um dieselbe Verwaltung handelt, die auch die WEG betreut. Die Kosten können bei monatlich ca. 30 Euro pro Einheit liegen.

Hausverwalter sind die Manager einer Immobilie. Entsprechend sollten Sie als Eigentümer darauf achten, eine kompetente Person mit der Betreuung Ihres Hauses oder Ihrer Wohnung zu beauftragen. Ständig wachsende Anforderungen an das Tätigkeitsfeld, permanente gesetzliche Änderungen und Gerichtsurteile machen es notwendig, dass sich Verwalter regelmäßig fortbilden. Die Mitgliedschaft in einem Verband stellt in dieser Hinsicht zumindest einen gewissen Qualifizierungsgrad sicher, weshalb die Verwaltersuche über die Datenbanken des Dachverbands Deutscher Immobilienverwalter (DDVI) oder des Bundesfachverbands der Immobilienverwalter (BVI) besonders hilfreich sein kann.

Auch wenn keine feste Berufsausbildung für Verwalter vorgeschrieben ist, können gewisse Punkte Rückschlüsse auf den Grad der Professionalität geben. So sollte ein guter Verwalter unter anderem folgende Kriterien erfüllen:

• Berufsausbildung in der Immobilienbranche, beispielsweise zum Immobilienkaufmann oder zum Immobilienfachwirt: Auf diese Weise verfügt der Verwalter über ein kaufmännisches, technisches und juristisches Basiswissen und kann so erfolgreich hauptberuflich tätig sein.

• Aussagekräftige Referenzen oder Empfehlungen von Bekannten: Wenn der Hausverwalter für andere Eigentümer verlässlich arbeitet, stehen die Chancen gut, dass das auch bei Ihnen der Fall ist.

• Professionelle und transparente Büroorganisation: Der Verwalter sollte Schriftstücke wie den Wirtschaftsplan oder die Jahresabrechnung sorgfältig verfassen, gut erreichbar sein und sich im Urlaubs- oder Krankheitsfall vertreten lassen.

• Ausreichender Versicherungsschutz: Der Hausverwalter sollte bei Schäden, die beispielsweise durch Fahrlässigkeit oder Überschreitung seiner Vollmachten entstanden sind, abgesichert sein. Denkbar sind eine Betriebshaftpflicht-, Vermögensschadenhaftpflicht- oder Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung.

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums liegt grundsätzlich bei der Eigentümergemeinschaft. Das heißt, ein Hausverwalter ist keine Pflicht. Die Wohnungseigentümer beschließen über die Bestellung oder Abberufung eines Verwalters (§ 26 Wohnungseigentumsgesetz, Abs. 1). Der Verwalter kann sowohl ein Mitglied der WEG sein als auch eine externe Person.

Wenn eine WEG nun einen neuen Verwalter bestellen möchte, muss sie eine Eigentümerversammlung einberufen und ihren Favoriten wählen, sofern mehrere Kandidaten zur Wahl standen. Der Verwaltervertrag darf höchstens fünf Jahre Laufzeit haben – wird der Verwalter erstmalig nach der Begründung von Wohneigentum bestellt, sogar nur maximal drei Jahre. Eine Wiederwahl ist aber möglich.

Parallel zur Wahl des neuen Verwalters muss die Eigentümerversammlung auch die wichtigsten Punkte des Verwaltervertrags wie etwa die Laufzeit oder Vergütung des Verwalters festlegen. Die Einzelheiten des Vertrags handelt in der Regel der Verwaltungsbeirat mit dem Verwalter zu einem späteren Zeitpunkt aus.

Möchten Sie als Eigentümer eine Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung einsetzen, gibt es keine gesetzlichen Regelungen wie bei der Benennung einer WEG-Verwaltung. Es liegt ganz bei Ihnen, wie Sie bei der Verwalter-Auswahl vorgehen und welche Punkte der Verwaltervertrag umfasst.

Der Verwaltungsbeirat fungiert als Bindeglied zwischen Hausverwaltung und der Eigentümergemeinschaft. Er kann, muss aber nicht installiert werden (§29, Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz). Zu den Aufgaben des ehrenamtlichen Beirats gehört es unter anderem, den Wirtschaftsplan und die Rechnungslegungen zu prüfen und dazu Stellung zu nehmen, bevor die WEG darüber beschließt.

So wie bei der Bestellung einer Hausverwaltung gilt auch bei der Abberufung der Hausverwaltung zunächst das Wohnungseigentumsgesetz. Es besagt, dass die Wohnungseigentümer darüber beschließen können. Zu beachten ist aber, dass in der Regel die Kündigung des Verwaltervertrags separat erfolgen muss – bestenfalls auf derselben Eigentümerversammlung, auf der auch über die Abberufung entschieden wird. Jedoch ist es auch möglich, im Verwaltervertrag festzulegen, dass mit der Abberufung des Verwalters immer auch der Verwaltervertrag beendet wird (OLG Zweibrücken ZMR 2004, 66).

Musste vor der Gesetzesreform noch ein „wichtiger Grund“ zur Abberufung des Verwalters vorliegen, ist dieser Passus in der Neuregelung entfallen. Der Verwalter kann jederzeit abberufen und der Vertrag mit ihm endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Wohnungseigentumsgesetz, Abs. 3).

Bei Mietverwaltungen und Sondereigentumsverwaltungen greift das Wohnungseigentumsgesetz nicht, weshalb dort auch keine offizielle Abberufung des Hausverwalters erfolgen muss. Wollen Eigentümer sich von ihrem Hausverwalter trennen, müssen sich bei einer ordentlichen, also fristgemäßen Kündigung am Verwaltervertrag orientieren. In der Regel gilt, dass die Verträge mit Mietverwaltungen über ein Jahr laufen. Sofern der Vertrag nicht drei Monate vor Vertragsende gekündigt wird, verlängert er sich um ein weiteres Jahr. Bei einer fristlosen Kündigung hingegen gilt eine zweiwöchige Frist, wenn ein wichtiger Grund den Eigentümer dazu berechtigt.

Im Wohnungseigentumsgesetz ist formuliert, dass es bei einer Eigentümergemeinschaft keinen Verwalter-Zwang gibt. Die Mitglieder der Gemeinschaft können frei darüber entscheiden, ob sie das Gemeinschaftseigentum gemeinschaftlich selbst verwalten wollen oder einen Verwalter beauftragen. Wenn aber auch nur ein Eigentümer auf einen Verwalter besteht, muss ein solcher eingesetzt werden.

Bei ihrer Entscheidung, welche Verwaltungsform sie wählen, sollten Eigentümer grundsätzlich berücksichtigen, dass nicht jede WEG zur Selbstverwaltung geeignet ist. Für ein eher anonymes Haus mit 30 oder 40 Parteien ist es häufig schwer, auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen oder mit allen Mitgliedern unkompliziert in Kontakt zu treten. Anders sieht das bei einer kleineren WEG von bis zu zehn Wohneinheiten aus, die noch dazu größtenteils von den Miteigentümern selbst bewohnt werden. Wenn sich die Eigentümer gut kennen und ein vertrauensvolles Miteinander pflegen, kann es sich lohnen, die Hausverwaltung selbst in die Hand zu nehmen. Abgesehen davon, dass es für kleine WEG häufig schwierig ist, überhaupt einen Verwalter zu finden. Die Arbeit ist für viele Verwaltungen nicht kostendeckend, da sie pro Wohneinheit bezahlt werden.

Möglich sind folgende Formen der Selbstverwaltung:

1. Die Miteigentümer teilen sich alle Verwaltungsaufgaben. Dazu sollten sie einen sogenannten Geschäftsverteilungsplan aufstellen, in dem klar formuliert ist, welcher Eigentümer welche Aufgabe erledigt. Auf diese Weise lassen sich Konflikte von vornherein vermeiden. Bei dieser Verwaltungsform muss es aber trotzdem einen Eigentümer geben, der die WEG nach außen hin vertritt, beispielsweise in der Korrespondenz mit Handwerkern oder Dienstleistern. Diese Person ist also de facto ähnlich befugt wie ein Verwalter und sollte sich entsprechend rechtlich absichern. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich für eine WEG, besser gleich die folgende Variante zu wählen:
2. Die Eigentümergemeinschaft wählt einen Verwalter aus ihren Reihen. Das heißt, im Grunde hat sie sich doch zu einem bestellten Verwalter entschieden. In diesem Fall sollte der Umfang der Leistungen bestenfalls in einem Vertrag festgelegt werden. Es ist möglich, dass der Verwalter seine Arbeit ehrenamtlich erledigt oder dafür ein geringes Honorar erhält. In letzterem Fall ist zu bedenken, dass es dann auch zu versteuern ist.

Die Eigentümer von Mehrparteienhäusern, in denen alle Wohnungen vermietet sind, oder Besitzer von vermieteten Eigentumswohnungen, die einen (zusätzlichen) Sondereigentumsverwalter suchen, sind vollkommen frei in ihrer Entscheidung. Sie können ihre Immobilie selbst verwalten oder einen Verwalter einsetzen, wenn sie feststellen, dass sie mit den Aufgaben – seien es bautechnische oder mietrechtliche Fragen – überfordert sind.

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