Hausverwaltung: Aufgaben, Kosten und Tipps für die Suche

Die Hausverwaltung sorgt dafür, dass Mietobjekte oder Wohnungseigentümergemeinschaften professionell betreut werden. Von der technischen Instandhaltung bis zur finanziellen Abwicklung übernimmt sie zahlreiche Aufgaben. Wer eine Hausverwaltung suchen möchte, sollte jedoch einiges beachten, um die richtige Hausverwaltung mit angemessenen Kosten zu finden.

Eine Hausverwaltung übernimmt die organisatorische, technische und kaufmännische Betreuung von Immobilien. Sie entlastet Eigentümer, indem sie sich um Instandhaltung, Mietverwaltung und Abrechnungen kümmert. Besonders bei Mehrfamilienhäusern, Mietobjekten oder Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) ist eine professionelle Hausverwaltung sinnvoll, um den Wert der Immobilie zu erhalten und den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Eine Immobilienverwaltung ist keine reine Vermittlungstätigkeit und geht über die reine Vermietung hinaus. Sie umfasst auch langfristige Buchhaltung, Vertragsmanagement und die Koordination von Handwerkern. Nicht mehr als Hausverwaltung gilt hingegen eine Tätigkeit, wenn sie nur einzelne Aufgaben wie Hausmeisterdienste oder Immobilienverkäufe, beispielsweise als Immobilienmakler, umfasst.

Eine Hausverwaltung übernimmt zahlreiche Aufgaben in verschiedenen Bereichen, um eine Immobilie effizient zu betreuen. Diese lassen sich in administrative und kaufmännische, bauliche und technische sowie juristische Aufgaben unterteilen. Ziel einer professionellen Hausverwaltung ist es, den Wert der Immobilie zu erhalten, die Vermietung wirtschaftlich zu betreiben und einen reibungslosen Ablauf für Eigentümer und Mieter zu gewährleisten. Um diese Ziele zu erreichen, stellt eine Immobilienverwaltung sicher, dass notwendige Reparaturen durchgeführt, gesetzliche Vorgaben eingehalten und finanzielle Belange korrekt verwaltet werden. Wer nach der passenden Hausverwaltung sucht, sollte den Verwaltervertrag genau prüfen – hier werden die Aufgaben der Hausverwaltung genau aufgeführt.

Administrative und kaufmännische Aufgaben der Hausverwaltung

• Erstellung des Wirtschaftsplans: Die Hausverwaltung erstellt einen Wirtschaftsplan, der Einnahmen und Ausgaben des Gemeinschaftseigentums umfasst. So wird sichergestellt, dass alle Betriebskosten gedeckt und Rücklagen für Instandhaltungen gebildet werden.

• Hausgeldabrechnung und Buchhaltung: Eine korrekte Abrechnung des Hausgeldes ist essenziell. Die Hausverwaltung verwaltet die Konten, prüft Zahlungseingänge und erstellt die jährlichen Hausgeldabrechnungen für die Eigentümer.

• Organisation der Eigentümerversammlung: Mindestens einmal jährlich muss die Hausverwaltung eine Wohnungseigentümerversammlung einberufen, vorbereiten und die besprochenen Themen sowie Entscheidungen in einem Protokoll der Eigentümerversammlung festhalten.

• Durchsetzung der Hausordnung: Die Hausverwaltung sorgt dafür, dass die Hausordnung eingehalten wird. Sie vermittelt bei Streitigkeiten und stellt sicher, dass sich alle Bewohner an die Regeln halten.

• Versicherungsmanagement: Die Verwaltung schließt notwendige Versicherungen für die Immobilie ab, prüft Prämien und kümmert sich um Schadensregulierungen mit den Versicherern.

Bauliche und technische Aufgaben der Hausverwaltung

• Instandhaltung und Instandsetzung: Die Immobilienverwaltung sorgt dafür, dass das Gemeinschaftseigentum instand gehalten wird. Dazu gehören regelmäßige Wartungen sowie die Organisation und Überwachung von Reparaturen.

• Bildung einer Instandhaltungsrücklage: Zur Deckung künftiger Instandhaltungskosten wird eine Instandhaltungsrücklage gebildet. Die Hausverwaltung plant und verwaltet diese finanziellen Mittel.

• Koordination von Handwerkern und Dienstleistern: Die Hausverwaltung beauftragt und kontrolliert Hausmeister, Reinigungsfirmen und Handwerker, um die Immobilie in einem gepflegten Zustand zu halten.

• Notfallmanagement: Bei akuten Problemen wie Wasserrohrbrüchen oder Heizungsausfällen ist die Hausverwaltung erster Ansprechpartner und organisiert schnellstmögliche Lösungen.

• Energieeffizienz und Modernisierung: Die Immobilienverwaltung unterstützt Eigentümer bei energetischen Sanierungen, organisiert Fachleute und berät zu staatlichen Förderprogrammen.

Juristische Aufgaben der Hausverwaltung

• Vertretung der Eigentümergemeinschaft: Nach der WEG-Reform 2020 vertritt die Hausverwaltung die Wohnungseigentümergemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich in allen Belangen.

• Durchsetzung von Forderungen: Zahlt ein Eigentümer sein Hausgeld nicht, kann die Immobilienverwaltung außergerichtliche Mahnungen aussprechen oder rechtliche Schritte einleiten. Gleichzeitig kann die Hausverwaltung Abmahnungen an Mieter aussprechen, die ihre Miete nicht fristgerecht zahlen.

• Entgegennahme von Willenserklärungen: Die Hausverwaltung nimmt im Namen der Eigentümergemeinschaft Behördenbescheide, Klagen oder Mahnungen entgegen und leitet sie weiter.

• Vertragsmanagement: Die Immobilienverwaltung schließt und überwacht Dienstleistungsverträge mit Hausmeistern, Reinigungsfirmen und Versicherern.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Hausverwaltung sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen an das Objekt erfüllt werden, insbesondere in Bezug auf Brandschutz, Mietrecht und WEG-Recht.

Die Immobilienverwaltung lässt sich in drei Hauptarten unterteilen: die WEG-Verwaltung, die Mietverwaltung und die Sondereigentumsverwaltung. Diese Unterscheidung ist notwendig, da die jeweiligen Verwaltungsarten unterschiedliche rechtliche Grundlagen haben und verschiedene Aufgaben übernehmen. Während die WEG-Verwaltung sich um das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümergemeinschaften kümmert, liegt der Fokus der Mietverwaltung auf Mietshäusern mit einem einzigen Eigentümer. Die Sondereigentumsverwaltung schließt die Betreuung einzelner Eigentumswohnungen mit ein, die vermietet werden.

Jede dieser Verwaltungsarten hat spezifische Aufgaben und Ziele, die im jeweiligen Hausverwaltungsvertrag genau definiert werden. Im Folgenden erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über die drei Arten der Immobilienverwaltung:

Die Kosten einer Hausverwaltung setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen und können stark variieren. Sie fallen in der Regel als laufende monatliche Gebühren an, es können aber auch einmalige Kosten für Sonderleistungen entstehen.

Der durchschnittliche Preis für eine WEG-Verwaltung liegt in Deutschland zwischen 20 und 30 Euro netto pro Einheit und Monat. Für eine Mietverwaltung werden etwa 24 bis 35 Euro je Einheit fällig, während die Verwaltung von Sondereigentum oft 30 bis 50 Euro pro Monat kostet. Die genaue Höhe der Preise hängt von verschiedenen Faktoren ab und macht die endgültigen Kosten für eine Hausverwaltung individuell.

Die Kosten für eine Hausverwaltung sind von mehreren Faktoren abhängig und können daher nicht pauschal festgelegt werden. Obwohl so die Kalkulation ohne vorliegende Angebote erschwert wird, bietet die Individualität der Kosten auch Sparpotenziale für Immobilienbesitzer. Die folgenden Eigenschaften beeinflussen die Preise einer Hausverwaltung:

• Art der Verwaltung: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung haben unterschiedliche Kostenstrukturen.

• Standort der Immobilie: Die Lage in Großstädten wie München oder Hamburg verursacht meist höhere Preise bei der Hausverwaltung als in ländlichen Regionen.

• Anzahl der Einheiten: Je mehr Einheiten verwaltet werden, desto niedriger ist der Preis pro Einheit.

• Zustand der Immobilie: Sanierungsbedürftige Objekte verursachen höheren Verwaltungsaufwand und damit höhere Kosten.

• Leistungsumfang: Zusätzliche Leistungen wie Nebenkostenabrechnungen, Instandhaltungsmanagement oder juristische Unterstützung erhöhen die Gebühren zusätzlich.

Die Wahl der passenden Hausverwaltung sollte nicht nur von den Kosten abhängen, sondern auch von der Qualität der angebotenen Leistungen. Ein detaillierter Hausverwaltungsvertrag stellt sicher, dass alle Aufgaben und Gebühren transparent geregelt sind.

Eine Hausverwaltung kann unterschiedliche Schwerpunkte haben. Während einige Immobilienverwaltungen auf die Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften spezialisiert sind, konzentrieren sich andere auf Mietverwaltungen oder die Verwaltung von Sondereigentum. Die Wahl der passenden Hausverwaltung hängt letztendlich also von Ihren individuellen Anforderungen ab.

Um die Qualifikation einer Immobilienverwaltung zu prüfen, sollten Sie sich als Eigentümer oder Vermieter Referenzen einholen, Angebote vergleichen und den Vertrag der Hausverwaltung eingehend prüfen – natürlich vor Vertragsabschluss. Die folgenden Anzeichen weisen im Allgemeinen auf eine gute Immobilienverwaltung hin:

• Fachliche Qualifikation: Ein guter Immobilienverwalter verfügt über eine einschlägige Ausbildung, z.B. als Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt. Fortbildungen und Zertifizierungen erhöhen die Qualifikation zusätzlich.

• Erfahrung und Referenzen: Langjährige Erfahrung und positive Bewertungen von anderen Eigentümern sind wichtige Hinweise auf eine zuverlässige Hausverwaltung.

• Mitgliedschaft in Berufsverbänden: Eine Mitgliedschaft im Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (VDIV) oder Bundesfach

• Transparente Kostenstruktur: Eine seriöse Immobilienverwaltung legt alle anfallenden Kosten offen und erstellt eine detaillierte Preisliste für ihre Hausverwaltungs-Dienstleistungen.

• Erreichbarkeit und Kundenservice: Gute Verwaltungen sind gut erreichbar, reagieren schnell auf Anfragen und bieten feste Ansprechpartner.

• Rechtssicherheit und Versicherungsschutz: Die Hausverwaltung sollte über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung verfügen und sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden.

• Professionelle Buchführung und Abrechnung: Sorgfältige Wirtschaftsplanung, transparente Abrechnungen und eine korrekte Buchhaltung sind essenzielle Merkmale einer guten Hausverwaltung.

• Guter Umgang mit Handwerkern und Dienstleistern: Eine erfahrene Hausverwaltung hat ein Netzwerk zuverlässiger Handwerker und Dienstleister, um schnelle und kosteneffiziente Lösungen bei Instandhaltungen und Reparaturen zu bieten.

Ein Vertrag mit einer Hausverwaltung wird geschlossen, wenn Eigentümer die Verwaltung ihres Gemeinschafts- oder Sondereigentums in professionelle Hände legen möchten. Besonders Wohnungseigentümergemeinschaften sind oft verpflichtet, eine Hausverwaltung zu bestellen, während private Vermieter freiwillig eine Immobilienverwaltung beauftragen können. Damit klare Rechte und Pflichten bestehen, ist ein schriftlicher Hausverwaltungsvertrag unerlässlich.

Wichtige Bestandteile eines Hausverwaltungsvertrags:

• Leistungsumfang: Detaillierte Auflistung der Hausverwaltungsaufgaben im administrativen, kaufmännischen, technischen und juristischen Bereich.

• Vergütung: Die Kosten der Hausverwaltung sollten transparent dargestellt sein. Oft wird eine monatliche Pauschale pro Einheit vereinbart.

• Vertragslaufzeit und Kündigungsmodalitäten: Üblich sind Laufzeiten von einem bis fünf Jahren. Eine ordentliche Kündigung muss meist mit einer Frist von drei bis sechs Monaten erfolgen.

• Haftung und Versicherung: Bestätigung der abgeschlossenen Vermögensschadenhaftpflichtversicherung der Hausverwaltung, um Schäden durch Fahrlässigkeit abzudecken.

• Besondere Regelungen: Dazu zählen Regelungen zur Wohnungsverwaltung, die Handhabung von Rücklagen oder Sondervergütungen für Zusatzleistungen.

Haben Sie eine Hausverwaltung gefunden, sollten Sie vor der Beauftragung darauf achten, dass der Vertrag keine unklaren oder nachteiligen Klauseln enthält. Ein professioneller Hausverwaltungsvertrag sollte sowohl den Interessen der Eigentümer als auch der Verwaltung gerecht werden. Empfehlenswert ist eine Prüfung durch einen Fachanwalt oder eine Verbandsorganisation, um unangemessene Bedingungen auszuschließen.

Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft WEG unterscheidet sich grundlegend von der Verwaltung einzelner Mietobjekte. Eine WEG-Hausverwaltung ist gesetzlich im Wohnungseigentumsgesetz geregelt und muss sowohl gemeinschaftliche als auch individuelle Eigentümerinteressen berücksichtigen. Dabei verwaltet die Immobilienverwaltung nicht nur das gemeinschaftliche Eigentum wie das Treppenhaus, die Fassade oder die technischen Anlagen, sondern übernimmt auch organisatorische und finanzielle Aufgaben.

Der wohl größte Unterschied zu anderen Arten der Hausverwaltung liegt in den Beschlüssen. Entscheidungen werden nicht allein durch die Verwaltung getroffen, sondern durch die Eigentümerversammlung und den Verwaltungsbeirat abgestimmt. Die Verwaltung muss daher ein hohes Maß an Transparenz, rechtlichem Wissen und organisatorischem Geschick mitbringen. Zudem ist die WEG-Hausverwaltung für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und die Umsetzung von Beschlüssen verantwortlich.

Wie erfolgt die Beauftragung der WEG-Verwaltung?

Die Bestellung einer WEG-Hausverwaltung erfolgt durch die Eigentümerversammlung. Die Wohnungseigentümer stimmen über die Auswahl und die Vertragsbedingungen ab. Dabei ist eine einfache Mehrheit der Stimmen erforderlich. Der Vertrag mit der Verwaltung wird daraufhin für eine feste Laufzeit abgeschlossen, meist zwischen drei und fünf Jahren.

Der Vertrag mit einer Hausverwaltung sollte die einzelnen Aufgaben detailliert festlegen, darunter die kaufmännische Verwaltung, die Instandhaltungsplanung und die Organisation von Eigentümerversammlungen. So sind die Zuständigkeiten klar verteilt, was Streitigkeiten unter den Eigentümern und mit der Hausverwaltung vorbeugt. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die Verwalter mit den Anforderungen des Wohnungseigentumsgesetzes vertraut sind. Falls die Eigentümer mit der bisherigen Immobilienverwaltung unzufrieden sind, kann auch der Verwaltungswechsel in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden.

Wozu dient der Verwaltungsbeirat bei der WEG-Hausverwaltung?

Der Verwaltungsbeirat spielt eine zentrale Rolle in der WEG -Hausverwaltung. Er besteht aus freiwilligen Wohnungseigentümern, die von der Eigentümerversammlung gewählt werden und unterstützt die Hausverwaltung bei administrativen Aufgaben, vermittelt zwischen Eigentümern und Verwaltung oder übernimmt Kontrollfunktionen. Gemäß § 29, Abs. 1 WEG  kann ein Verwaltungsbeirat installiert werden, ist jedoch keine Pflicht.

Zu den wichtigsten Aufgaben des Beirats gehören:

• Prüfung der Jahresabrechnung: Der Verwaltungsbeirat kontrolliert die wirtschaftliche Verwaltung und gibt eine Stellungnahme zur Abrechnung ab.

• Kommunikation mit der Verwaltung: Er dient als Schnittstelle zwischen Verwaltung und Eigentümern und sorgt für eine effiziente Umsetzung von Beschlüssen.

• Vorbereitung der Eigentümerversammlung: Der Verwaltungsbeirat kann Themen vorschlagen und unterstützt bei der Organisation der Versammlung.

Obwohl der Beirat die Verwaltung nicht ersetzen oder rechtlich verpflichten kann, trägt er wesentlich zur transparenten und effizienten WEG-Verwaltung bei. Ein funktionierender Verwaltungsbeirat kann dazu beitragen, Konflikte frühzeitig zu lösen und die Entscheidungsprozesse innerhalb der Eigentümergemeinschaft zu erleichtern.

Die Kündigung einer Hausverwaltung hängt davon ab, ob es sich um eine WEG-Verwaltung oder eine Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung handelt. Während bei der Mietverwaltung der Hausverwaltungsvertrag maßgeblich ist, gelten für die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft die Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes.

Bei einer Miet- oder Sondereigentumsverwaltung kann der Vertrag in der Regel mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf der Laufzeit gekündigt werden. Falls keine Kündigung erfolgt, verlängert sich der Vertrag meist automatisch um ein weiteres Jahr. Bei einer fristlosen Kündigung hingegen gilt eine zweiwöchige Frist. Dies ist im Rahmen einer außerordentlichen Kündigung nach § 626 BGB möglich, wenn ein wichtiger Grund vorliegt – etwa bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen oder Veruntreuung von Geldern.

Die Kündigung einer WEG-Hausverwaltung ist anders geregelt. Die Bestellung eines Verwalters ist zeitlich befristet und endet mit dem Ablauf der Bestellungszeit. Eine Abberufung durch die Eigentümergemeinschaft kann jederzeit mit einfacher Mehrheit beschlossen werden. Ist im Vertrag eine sofortige Beendigung bei Abberufung geregelt, endet das Vertragsverhältnis unmittelbar. Falls nicht, gilt eine Frist von sechs Monaten.

Grundsätzlich ist es gesetzlich erlaubt, die Hausverwaltung selbst zu übernehmen – sowohl als privater Vermieter, als auch als Wohnungseigentümergemeinschaft. Auch die Eigentümergemeinschaft kann somit entscheiden, ob sie einen externen Verwalter beauftragt oder die Verwaltung in Eigenregie übernimmt. Laut Wohnungseigentumsgesetz ist es jedoch möglich, dass einzelne Eigentümer die Einsetzung einer Verwaltung verlangen. Falls dies geschieht, ist eine professionelle Immobilienverwaltung erforderlich.

Die Selbstverwaltung bietet sich insbesondere für private Vermieter mit wenigen Wohneinheiten oder kleinere Eigentümergemeinschaften an, in denen eine enge Abstimmung möglich ist. Bei vielen Mietobjekten oder in großen WEGs mit vielen Eigentümern kann es hingegen schnell zu Problemen kommen, da umfangreiche Hausverwaltungsaufgaben wie Buchhaltung, Instandhaltungsplanung und rechtliche Angelegenheiten anfallen. Zudem kann es in WEGs schwierig sein, alle Interessen in Einklang zu bringen.

Soll die Hausverwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft selbst übernommen werden, kann entweder eine einzelne Person aus der WEG mit der Verwaltung beauftragen oder die Aufgaben unter den Eigentümern aufteilen. Dies kann Kosten für den Hausverwalter sparen, setzt aber auch fundiertes Wissen und ausreichend Zeit voraus. Vor der Entscheidung sollte geprüft werden, ob sich eine kompetente Hausverwaltung finden lässt oder ob die Selbstverwaltung tatsächlich die bessere Lösung ist.

Die digitale Hausverwaltung revolutioniert die Immobilienverwaltung, indem Prozesse automatisiert und zentralisiert werden. Anstelle von Papierakten, manuellem Schriftverkehr und persönlichen Terminen setzen moderne Hausverwaltungen zunehmend auf digitale Plattformen. Eigentümer und Mieter können so auf wichtige Dokumente wie Wirtschaftspläne, Abrechnungen oder Verträge jederzeit und von überall zugreifen. Auch Schadensmeldungen oder Terminvereinbarungen mit Handwerkern erfolgen digital.

Im Vergleich zur klassischen Hausverwaltung reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich, und viele Hausverwaltungsaufgaben lassen sich effizienter abwickeln. Cloudbasierte Systeme ermöglichen zudem eine schnelle Kommunikation zwischen Eigentümern, Mietern und der Hausverwaltung. Doch trotz der Vorteile gibt es Herausforderungen – insbesondere in den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und Akzeptanz durch ältere Eigentümer.

Die digitale Hausverwaltung bietet großes Potenzial, ist aber nicht für jede Immobilie oder Eigentümergemeinschaft die beste Wahl. Ein hybrides Modell mit digitalen Lösungen und persönlichem Service ist aktuell eine gern gewählte Alternative, die eine gute Balance bietet.

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