Hausgeldabrechnung – 7 wichtige Informationen und die häufigsten Fehler bei der Wohngeldabrechnung

Für alle Eigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft erstellt die Verwaltung einmal im Jahr eine Hausgeldabrechnung, auch Wohngeldabrechnung genannt. In dieser sind alle Kosten für das Gemeinschaftseigentum aufgeführt, die die Eigentümer zu tragen haben, sowie die verbrauchsabhängigen Ausgaben. Wie hoch die Kosten ausfallen, wird in einer Einzelabrechnung nach Miteigentumsanteil berechnet. Wir beantworten Ihnen alle wichtigen Fragen zum Thema Hausgeldabrechnung und erläutern, welche Rolle sie insbesondere beim Wohnungsverkauf und Wohnungskauf spielt.

Die Hausgeldabrechnung ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie gibt Aufschluss darüber, welche Kosten entstanden sind, um das gemeinschaftliche Eigentum zu unterhalten. Dabei werden die monatlich geleisteten Hausgeld-Vorauszahlungen jedes einzelnen Eigentümers mit den tatsächlich angefallenen Ausgaben verrechnet, sodass am Ende für jeden Eigentümer feststeht, ob er eine Nachzahlung zu leisten hat oder über ein Guthaben verfügt.

Der Verwalter der Wohnanlage ist gemäß §28 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) dazu angehalten, aus den Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft einmal jährlich einen Wirtschaftsplan, auch Jahreswirtschaftsplan genannt, zu erstellen. Dieser bringt hervor, wie hoch die von den jeweiligen Eigentümern zu zahlenden Abschläge für das Hausgeld in der kommenden Abrechnungsperiode sein werden. Die Erstellung des Wirtschaftsplanes erfolgt in der Regel mit Ende des Kalenderjahres. Die Eigentümer müssen diesem Wirtschaftsplan auf der jährlich stattfindenden Eigentümerversammlung zustimmen.

Eine Hausgeldabrechnung lässt sich inhaltlich in etwa mit der Nebenkostenabrechnung einer Mietwohnung vergleichen, mit dem Unterschied, dass sie auch die Instandhaltungskosten und Verwaltertätigkeit umfasst.

Inhaltlich besteht sie aus mehreren Komponenten:

• Wasser- und Abwasserkosten
• Kosten für Müllbeseitigung
• ggf. Heizkosten, falls es eine gemeinschaftliche Heizungsanlage gibt
• Versicherungskosten (z. B. für die Wohngebäudeversicherung)
• Hausmeisterkosten
• Ausgaben für Treppenhausreinigung und Gartenpflege
• Verwaltungskosten
• laufende Kosten für die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums
• Ansparungen für die Instandhaltungsrücklage, um zukünftige größere Sanierungen an Dach oder Außenfassade zu finanzieren

Die Begriffe „Hausgeld“ und „Wohngeld“ werden in Zusammenhang mit Immobilienbesitz häufig als Synonyme verwendet, entsprechend auch „Hausgeldabrechnung“ und „Wohngeldabrechnung“. Das ist zwar korrekt, dennoch gibt es einen Unterschied, da das Wohngeld noch eine weitere Bedeutung hat. Es handelt sich dabei nämlich auch um einen staatlichen Zuschuss, der Bürgern mit geringem Einkommen bei ihren Wohnkosten hilft.

Fall: Selbstgenutztes Wohneigentum

Arbeiten rund um Haus und Garten, die in Ihrer Hausgeldabrechnung aufgeführt werden, lassen sich steuerlich absetzen. Dabei liegt die Betonung auf „Arbeiten“, denn die Materialkosten der Handwerker werden nicht begünstigt.

Zum einen zählen zu den Arbeiten die fest angesetzten Ausgaben für Hausmeister oder Gärtner, aber auch einmalige Kosten für Wartungs-, Modernisierungs- oder Reparaturarbeiten am Wohneigentum. Die steuerliche Unterscheidung erfolgt in haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen.

Zu den haushaltsnahen Dienstleistungen gehören beispielsweise folgende Arbeiten:

• Treppenhausreinigung
• Gartenpflege
• Winterdienst
• Wachdienst

Insgesamt können Sie hier 20 Prozent der Kosten von Ihrer Steuerschuld abziehen, maximal aber 4000 Euro pro Jahr.

Darüber hinaus sind auch Handwerkerleistungen für Wartung, Modernisierung oder Reparatur, die in der Hausgeldabrechnung aufgeführt werden, steuerlich absetzbar. Pro Jahr können auch hier 20 Prozent der Reparatur- oder Modernisierungskosten, maximal jedoch 6000 Euro, geltend gemacht werden, sodass sich eine Steuerersparnis von 1200 Euro ergibt.

Wichtig ist dabei, dass Sie die Immobilie selbst nutzen und die Arbeiten selbst beauftragt und bezahlt haben.

Fall: Vermietete Immobilie

Wenn Sie als Eigentümer Ihre Wohnung nicht selbst bewohnen, sondern vermieten, müssen Sie klar unterscheiden zwischen den Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen, die Sie selbst übernehmen, und denen, die Sie als umlagefähige Nebenkosten auf Ihre Mieter übertragen. In der Regel zählen beispielsweise neben Abwassergebühren, die zu den sogenannten Grundbesitzabgaben gehören, oder Heizkosten (bei einer Zentralheizung) auch Kosten für die Treppenhausreinigung oder Hausmeisterkosten zu den umlagefähigen Nebenkosten. Wenn somit nicht Sie als Eigentümer, sondern der Mieter diese Ausgaben trägt, kann auch nur Ihr Mieter sie als haushaltsnahe Dienstleistung steuerlich geltend machen. Für den Nachweis beim Finanzamt kann er bei Ihnen als Vermieter einen entsprechenden Kostennachweis anfordern.

Wohnungseigentümer, die ihre Wohnung vermieten, können auf Grundlage der Hausgeldabrechnung, die sie einmal jährlich von der Verwaltung erhalten, eine Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter erstellen. Darin können sie alle umlagefähigen Nebenkosten auf ihre Mieter übertragen (was dazu zählt, siehe Punkt 3). Ausgenommen sind davon die Ausgaben für die Instandhaltungsrücklage und die Verwalterarbeit. Im Schnitt fällt eine Hausgeldabrechnung somit 20 bis 30 Prozent höher als die Nebenkostenabrechnung aus.

Wer einen Wohnungskauf plant und bisher nur Mieter war, sollte sich darüber im Klaren sein, dass die Hausgeldabrechnung deutlich höher ausfällt als die Nebenkostenabrechnung. Neben den Betriebskosten, die über die Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden, kommen in der Hausgeldabrechnung die Kosten für die Instandhaltungsrücklage und die Verwalterarbeit noch hinzu. Als Käufer sollten Sie die monatliche Mehrbelastung durch das Hausgeld deshalb unbedingt mit einkalkulieren. Insofern ist es unverzichtbar, sich vor Unterzeichnung des Kaufvertrags die letzten drei Abrechnungen zeigen zu lassen, um sich ein exaktes Bild machen zu können.

Auch bei weitergehenden Fragen gibt die Hausgeldabrechnung Aufschluss:

• Welche weiteren, nicht unbedingt gängigen Kosten gibt es?

Die Unterhaltung eines Aufzugs oder einer Tiefgarage kann mit hohen Ausgaben zu Buche schlagen.

• Welche größeren Instandhaltungen sind in den vergangenen Jahren erfolgt?

Die Ausgaben dafür sind im Wirtschaftsplan ausgewiesen. Abgeschlossene Sanierungen sind wichtig für den Werterhalt und spielen bei der Immobilienbewertung eine Rolle.

• Warum sind die Zuführungen für die Instandhaltungsrücklage so hoch angesetzt?

Eine hohe monatliche Zuführung deutet möglicherweise auf einen Sanierungsstau und mittelfristig anstehende, größere Sanierungsarbeiten am Haus hin. Hier sollten Sie als Käufer vor dem Vertragsabschluss unbedingt beim Eigentümer oder beauftragten Makler nachfragen.

• Warum sind die Zuführungen für die Instandhaltungsrücklage so niedrig angesetzt?

Hier kann zwar die Freude über die geringen Ausgaben groß sein, doch sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass möglicherweise ein Risiko besteht, falls zukünftig größere Reparaturarbeiten beispielsweise am Dach notwendig sind. Reicht die Rücklage nicht aus, werden die Eigentümer per Sonderumlage belastet. Auch hier gilt: Fragen Sie genau nach, wie es um den Zustand der Immobilie bestellt ist und was zukünftig auf Sie zukommen könnte.

Die Hausgeldabrechnung ist ein komplexes Konstrukt. Umso wichtiger ist oberste Transparenz bei dieser Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Wichtig ist ebenfalls, dass der Beirat der Eigentümergemeinschaft (Verwaltungsbeirat) – aber auch jeder Eigentümer selbst – die von der Hausverwaltung aufgelisteten Punkte genau überprüft. Dafür soll die Abrechnung so allgemeinverständlich formuliert sein, dass die Eigentümer sie ohne Experten-Hilfe verstehen können.

Zwar sind Fehler nicht hundertprozentig zu vermeiden, für den Eigentümer können sie aber ein Ärgernis und vor allem kostspielig werden.

Folgende Fehler treten besonders häufig auf:

• Die Abrechnung erfolgt nicht: Laut § 28 WEG ist der Hausverwalter dazu verpflichtet, eine Hausgeldabrechnung zu erstellen. Nur so haben die Eigentümer einen Überblick über Ausgaben und Einnahmen und können das Gemeinschaftseigentum ordnungsgemäß unterhalten.

• Die Abrechnung kommt zu spät: Das ist besonders ärgerlich für Eigentümer, die vermieten, denn sie sind an gesetzliche Pflichten zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung gebunden. Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Ist dies nicht der Fall, ist der Mieter nicht dazu verpflichtet, eine eventuelle Nebenkostennachzahlung zu leisten.  Anspruch auf sein eventuelles Guthaben hat der Mieter jedoch in jedem Fall, auch nach Ablauf der Frist.

• Die Abrechnung ist nicht schlüssig: Die Beträge auf der Einnahmen- und Ausgabenseite umfassen nicht alle Punkte. Das hat zur Folge, dass die Gesamtabrechnung falsch ist.

• Der Verteilerschlüssel ist nicht korrekt oder gar nicht angegeben: Wenn der Verteilerschlüssel – der eigentlich bereits durch die Teilungserklärung vorgegeben ist – nicht korrekt ist, bedeutet das eine ungerechte Mehrbelastungen für den einen Teil der Eigentümergemeinschaft und eine Minderbelastung für den anderen Teil. Insbesondere bei der Heizkostenabrechnung kann es zu Problemen kommen. Die Heizkosten müssen bei einer Zentralheizung in der Regel zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch und 50 zu 30 Prozent nach Grundfläche berechnet werden.

• Die Instandhaltungsrücklage ist nicht gesondert ausgewiesen: Generell ist vorgeschrieben, dass die Instandhaltungsrücklage separat ausgewiesen wird. Seit Inkrafttreten der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes zum 1. Dezember 2020 sind Verwalter sogar ganz konkret verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres einen Vermögensbericht aufzustellen (§28, Abs.4 WEG). Dieser Bericht gibt über die Instandhaltungsrücklage und den Stand des Gemeinschaftsvermögens Aufschluss. Die Instandhaltungsrücklage ist zudem auf einem separaten Konto, getrennt vom sonstigen Hausgeld, anzulegen.