Expertenrat: Wie Eigentümer die richtige Verwaltung für ihre Immobilie finden

Wer eine Eigentumswohnung oder gar ein ganzes Mehrfamilienhaus besitzt, steht zwangsläufig vor der Frage: Will ich die Immobilie selbst verwalten oder suche ich mir lieber eine professionelle Hausverwaltung, die die Arbeit für mich übernimmt? Fällt die Wahl auf die Hausverwaltung, schließen sich gleich weitere Fragen an: Wie finde ich die richtige Verwaltung und auf was muss ich bei der Entscheidung außerdem achten? Alexandra Koch gibt darauf im Interview Antworten. Sie ist für das Internetportal hausverwalterscout.de tätig, das Eigentümern dabei hilft, die passende Verwaltung für ihr Objekt zu finden.

Frau Koch, manche Wohnungseigentümer verwalten ihre vermietete Eigentumswohnung, ihr Zinshaus oder ihre Wohnungseigentümergemeinschaft, kurz WEG, selbst – ist das eine gute Entscheidung?

Alexandra Koch: Leider ist das oft nicht so. Und oft bemerken die Eigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft dies erst, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist. Man glaubt, durch die Selbstverwaltung günstiger wegzukommen. Dabei können beispielsweise Verträge mit Handwerkern, Versicherungen, Dienstleistern etc. von professionellen Hausverwaltungen zu besonders attraktiven Konditionen abgeschlossen werden, die Selbstverwaltern nicht möglich sind.

Nachteile mit gravierenden Folgen werden eventuell in Kauf genommen

Oft werden auch die nötigen und sinnvollen Verwalterversicherungen, die letztlich auch den Eigentümer absichern, nicht abgeschlossen. 
Darüber hinaus bleiben Anpassungen an die sich ändernde Gesetzeslage sowie an aktuelle Technikstandards oft unberücksichtigt, weil sie einfach nicht bekannt sind. Es werden somit eventuell Nachteile in Kauf genommen, die gravierende Folgen haben können.

Ab welcher Zahl an Wohnungen kommt eine WEG bzw. ein Eigentümer denn Ihrer Meinung nach um eine professionelle Hausverwaltung nicht mehr drumherum?

Alexandra Koch: Es kann schon bei ganz kleinen WEG wichtig sein, einen professionellen Verwalter zu bestellen. Mit einer Ziffer kann man das nicht benennen.
Ein einziger schwieriger Miteigentümer kann eine sich selbst verwaltende WEG genauso überfordern wie z.B. eine Sanierung des Objektes. Nur wer sich kaufmännisch, technisch und rechtlich auskennt, wird eine WEG zum Vorteil der Eigentümer verwalten können.

Das Problem ist aber oft bei kleineren WEG unter zehn Wohneinheiten, überhaupt eine Hausverwaltung zu finden, die für sie arbeiten will. Warum ist das so? 

Alexandra Koch: Kleinen WEG fällt es tatsächlich oft schwer, eine Verwaltung für sich zu interessieren. Das Verhältnis von Verwaltereinsatz und Honorar passt hier oft nicht in den Augen der Verwalter. Allerdings sind inzwischen immer mehr kleine WEG bereit, die Leistungen des Hausverwalters entsprechend höher zu honorieren. Damit übernehmen Hausverwaltungen auch wieder vermehrt ganz kleine WEG.

Was sind denn die größten Fallstricke oder Konflikte im Verhältnis zwischen Eigentümer und Hausverwaltung?

Alexandra Koch: Jede WEG ist ein Einzelfall, so pauschal lässt sich das nicht sagen. Es kann ein harmonisches Zusammenleben über Jahrzehnte geben, es kann aber auch zu Problemen unterschiedlichster Art kommen. Das kann innerhalb der Eigentümergemeinschaft sein oder auch nach außen zwischen der WEG und einem weiteren Partner wie Handwerker, Nachbar, Kommune etc.

Verwalter muss gut kommunizieren können sowie über Sachverstand und ein gutes Netzwerk verfügen

Eine gute Kommunikationsfähigkeit des Verwalters sowie seine rechtlichen Kenntnisse und richtigen Ansprechpartner, seien es Anwälte, Steuerberater oder auch Architekten, sind bei der Lösung von Konflikten wichtig.

Das heißt, welche Fähigkeiten braucht ein guter professioneller Verwalter, damit er Aufgaben besser erledigt als ein Eigentümer, der sich „nebenbei“ mit der Verwaltung beschäftigt?

Alexandra Koch: Ein guter Verwalter punktet durch Sachkenntnis, Erfahrung,  guten Umgang mit Menschen und seine neutrale Stellung. Er ist in allen Belangen einer ordentlichen Hausverwaltung auf dem aktuellen Stand, sowohl kaufmännisch, technisch als auch rechtlich. Er verfügt über ein bewährtes Handwerker- und Dienstleisternetzwerk und handelt vorteilhafte Verträge für die Eigentümer aus. Ein hauptberuflicher Hausverwalter sichert mit einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, einer Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung und einer Betriebshaftpflichtversicherung seine WEG ab. Der Hausverwalterjob ist ein Fulltime-Job und nicht ohne weiteres übertragbar.

Worauf sollten Eigentümer bei der Auswahl einer passenden Verwaltung achten? 

Alexandra Koch: Für einzelne Eigentümer wie für Eigentümergemeinschaften gilt: Hausverwaltungen verwalten fremdes Eigentum, fremdes Vermögen und haben damit eine besondere Vertrauensposition inne, der sie gerecht werden müssen. Um aus der Menge der regionalen Hausverwaltungen die für das eigene Objekt passende Verwaltung herauszufiltern, sollte man mehr als die von Gerichten üblicherweise geforderten drei Angebote einholen. Das kann einfach, schnell und kostenlos über eine Internetplattform wie zum Beispiel Hausverwalterscout geschehen.

Die Chemie zwischen Eigentümern und Hausverwalter muss stimmen

Es empfiehlt sich immer, nach Referenzen zu fragen und diese Referenz-Eigentümer dann auch persönlich zu kontaktieren. Auch die Erreichbarkeit kann im „praktischen Test“ geprüft werden, indem man Antwortzeiten auf eine E-Mail misst oder in den angegebenen Sprechzeiten anruft. Für eine passende Hausverwaltung, die zuverlässig verwaltet, transparent und zeitnah kommuniziert und das Vertrauen der Eigentümer gewinnt, sprechen vor allem auch Sachverstand, das Vorliegen der nötigen Versicherungen mit hohen Deckungssummen, Erfahrung, die insbesondere bei großen Objekten von Vorteil ist, sowie Empfehlungen von anderen Eigentümern/Gemeinschaften. Sinnvoll vor Vertragsabschluss ist eine Objektbegehung und ein Gespräch mit dem Hausverwalter. Hier sollte das Zwischenmenschliche passen, also die Chemie stimmen. Eine harmonische Zusammenarbeit wird sonst kaum möglich sein.

Wie stufen Sie die Rolle des Verwaltungsbeirats in einer WEG ein, warum ist er als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümergemeinschaft so wichtig?

Alexandra Koch: Schon in kleineren WEG ab sechs bis acht Wohnungen und insbesondere in WEG mit Eigentümern, die nicht im Objekt wohnen und ihre Eigentumswohnung vermieten, ist ein Verwaltungsbeirat unverzichtbar. Neben der Klärung alltäglicher Fragen übernimmt der Beirat wesentliche Formalitäten wie die Belegprüfung vor der Eigentümerversammlung, die Abstimmung der Tagesordnung und gegebenenfalls auch des Wirtschaftsplans für das nächste Jahr sowie die Unterzeichnung des Protokolls der Eigentümerversammlung. Ganz wichtig ist der Beirat im Falle der Weigerung des Verwalters, eine Eigentümerversammlung einzuberufen oder wenn die WEG „verwalterlos“ ist, was bei versäumter Neubestellung des Verwalters bzw. Niederlegung des Amtes durch den Verwalter passieren kann.
In diesem Fällen ist der Beirat laut WEG-Gesetz berechtigt, die Eigentümerversammlung selbst einzuberufen. Mit der zum 1. Dezember 2020 in Kraft getretenen WEG-Novelle ist der Beirat erstmals berechtigt, nicht nur beratend tätig zu werden, sondern das Verwalter-Handeln auch zu überprüfen.

Welche Auswirkungen hat die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes Ihrer Meinung nach bezogen auf die Hausverwalter selbst? 

Alexandra Koch: Der ursprüngliche Entwurf der WEG-Novelle hatte dem Hausverwalter deutlich mehr Kompetenzen bei der Außenvertretung der WEG zugebilligt. Das ist im verabschiedeten Gesetzentwurf deutlich abgeschwächt worden. Erst die Praxis und die im Laufe der Zeit gefällten Urteile werden die notwendige Klarheit bringen, wobei es hier insbesondere um die Fragen der Grenzen der Handlungsvollmacht des Verwalters gehen wird.

Dass Verwaltern jetzt einfacher gekündigt werden kann, könnte Probleme hervorrufen

Uneingeschränkt positiv für Eigentümer ist ihre Berechtigung, vom Verwalter einen Zertifizierungsnachweis zu fordern. Problematisch für den Verwalter, aber auch für den gesamten „Verwalter-Markt“, ist das neu eingeführte Recht der Eigentümer, den Verwalter jederzeit – also nicht wie bisher aus "wichtigem Grund" – abberufen zu können. Gerade bei anhaltenden Schwierigkeiten zwischen den Eigentümern werden diese Wohnungseigentümergemeinschaften zukünftig noch mehr Schwierigkeiten haben, einen (neuen) Verwalter zu verpflichten.

Zum Schluss noch einmal auf den Punkt gebracht: Wie finden Wohnungseigentümer ganz allgemein am besten eine passende Hausverwaltung?

Alexandra Koch: Es gibt sicherlich unterschiedliche Vorgehensweisen. Am schnellsten und einfachsten ist die Nutzung eines Internetportals wie zum Beispiel Hausverwalterscout, bei dem man mit einer Anfrage mehrere Angebote einholen kann.
Über Internetportale kann jeder Suchende Angebote zum Vergleich einholen und sich so schnell und einfach ein Bild machen, das mit einem persönlichen  Gespräch und einer Objektbegehung abgerundet werden kann, damit sich ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis als Basis der Zusammenarbeit aufbaut.