Experteninterview: Nebenkostenabrechnung – Tipps für die korrekte Erstellung

Ausgaben für Strom, Heizung oder Müllabfuhr zählen zu den Nebenkosten einer Mietwohnung. Bei der Abrechnung dieser Kosten müssen Vermieter einige Dinge beachten: Welche Posten dürfen auf den Mieter umgelegt werden? Ist eine Pauschale besser als eine Vorauszahlung? Und welche Fristen gilt es bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu beachten? Das Thema ist komplex und sorgt immer wieder für Konflikte zwischen Mieter und Vermieter. Um das zu vermeiden, klärt Regina Schumacher von der Firma objego, die mit einer Software Hilfe bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung anbietet, über die wichtigsten Punkte auf.

Frau Schumacher, welche Punkte umfasst eine Nebenkostenabrechnung?

Regina Schumacher: Nebenkosten sind Kosten, die mit der Nutzung einer Wohnung verbunden sind und nicht von der Mietzahlung gedeckt werden. Zu den einzelnen Posten einer Nebenkostenabrechnung zählen beispielsweise Ausgaben für Strom, Wasser und Heizung, Müllabfuhr, Gartenpflege, Schornsteinfeger oder die Wohngebäudeversicherung. Im Allgemeinen werden Nebenkosten auch als Betriebskosten bezeichnet.

Der Eigentümer muss eine Nebenkostenabrechnung grundsätzlich klar verständlich und leicht nachvollziehbar gestalten. Die Abrechnung muss darüber informieren, dass der Abrechnungszeitraum zwölf Monate beträgt. Außerdem sind Angaben zum Verteilerschlüssel Pflicht.

Den von den Mietern getragenen Anteil der Nebenkosten müssen Vermieter klar benennen

Sofern es sich um ein Mehrfamilienhaus handelt, müssen die Gesamtkosten in der Abrechnung deutlich aufgeführt werden. Der Anteil der Nebenkosten, den die Mieter tragen, muss dabei ebenso klar benannt werden wie die gegebenenfalls fälligen Nachzahlungen oder Rückzahlungen.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Regina Schumacher: Die beiden Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden oft synonym verwendet. Es gibt jedoch einen Unterschied, der in der rechtlichen Relevanz liegt. Bei Betriebskosten handelt es sich um laufende Kosten, die im privaten Mietrecht durch die im Mietvertrag vereinbarten sowie in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) niedergeschriebenen Kostenarten auf den Mieter umgelegt werden. Dazu gehören unter anderem Ausgaben für die Wasserversorgung, die Müllbeseitigung oder den Hausmeister.

Die Nebenkosten wiederum umfassen alle Kosten, die für die Bereitstellung des Objekts anfallen und schließen daher auch die einmaligen Kosten ein. Das können etwa Ausgaben für die Sperrmüllabfuhr sein.
Zusätzlich haben die Nebenkosten insbesondere bei gewerblich vermieteten Immobilien eine rechtliche Relevanz, da in diesem Fall auch Nebenkosten abgerechnet werden können, die über Betriebskosten hinausgehen.

Welche Posten der Nebenkostenabrechnung darf der Vermieter auf den Mieter umlegen?

Regina Schumacher: Welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, ist in §1 und § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt. Dabei handelt es sich um fortwährende Kosten, die durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch der Wohnung anfallen.

Nach welchem Verteilerschlüssel erfolgt die Abrechnung der umlagefähigen Nebenkosten mit den einzelnen Mietern?

Regina Schumacher: Anhand des Umlageschlüssels findet die Berechnung und Verteilung der Kosten der einzelnen Mieter statt. Beispiele für gängige Umlageschlüssel sind dabei die Wohnfläche, die Personenzahl innerhalb der Wohnung sowie Anzahl an Wohnungen im Haus. Seit der Mietrechtsreform 2001 gilt, dass alle Betriebskosten auf Grundlage der Wohnfläche umgelegt werden, sofern keine anderen Vereinbarungen im Mietvertrag abgeschlossen wurden.

Pauschale oder Vorauszahlung – welche Variante sollten Vermieter zum Einzug der Betriebskosten wählen?

Regina Schumacher: Grundsätzlich ist diese Entscheidung jedem Vermieter selbst überlassen. Bei Vorauszahlungen leistet der Mieter einen monatlichen Betrag, der am Ende der Abrechnungsperiode den angefallenen Nebenkosten entgegengestellt wird. Erweisen sich die Nebenkosten höher als die geleisteten Vorauszahlungen, muss der Mieter eine Nachzahlung leisten. Sind die Vorauszahlungen höher als die Nebenkosten, wird der Überschuss erstattet. Bei einer Pauschale sind alle Nebenkosten durch diesen Betrag abgegolten und der Vermieter muss keine jährliche Nebenkostenabrechnungen erstellen.

Welche Nebenkosten können sowohl Vermieter als auch Mieter steuerlich geltend machen?

Regina Schumacher: Grundsätzlich lassen sich alle Dienstleistungen, die in der Nebenkostenabrechnung auftauchen, steuerlich geltend machen. Dazu zählen z. B. Hausmeister, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Winterdienst etc.
Dennoch gibt es einige Punkte zu beachten, wenn es um die Absetzbarkeit der Kosten geht. Zum einen dürfen nur die Personal- und Lohnkosten geltend gemacht werden. Das bedeutet, dass alle Materialkosten herausgerechnet werden müssen. Zusätzlich dürfen nur 20 Prozent der angefallenen Personal- und Lohnkosten und maximal 1200 Euro geltend gemacht werden.

Können Vermieter die Betriebskostenabrechnung für ihre Mieter selbst erstellen?

Regina Schumacher: Ja, das geht. Wer sich mit dem Thema befasst, kann mit etwas Aufwand eigenständig eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Ein Softwareprogramm wie beispielsweise objego nimmt dem Vermieter einen Großteil der Arbeit ab und vereinfacht die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ungemein.

Welche Formalitäten und Fristen müssen Vermieter bei der Erstellung der Abrechnung beachten?

Regina Schumacher: Private Vermieter sehen sich bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen mit einer komplexen Rechtsmaterie konfrontiert. Schon kleine Fehler können dafür sorgen, dass die Abrechnung unwirksam wird und so Konflikte mit den Mietern entstehen. Es ist deshalb immens wichtig, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und auf wichtige Details der Nebenkostenabrechnung zu achten.

Vermieter muss die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen

Die Betriebskostenabrechnung dient dazu, dem Mieter eine leicht verständliche Übersicht über die in der Abrechnungsperiode angefallenen Kosten zu geben. Daher sollten mindestens folgende Punkte auf der Abrechnung zu finden sein:

• Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung
• Angabe der abzurechnenden Wohnung
• Kenntlichmachung des Vermieters oder Verwalters als Aussteller
• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe des Umlageschlüssels
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der Vorauszahlungen

Zusätzlich muss die Abrechnung dem Mieter innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Abrechnungszeitraums zur Verfügung gestellt werden. Hält sich der Vermieter nicht an diese Frist, kann eine verspätete Abrechnung den Anspruch auf Nachzahlungen durch den Mieter entkräften.

Was sind die häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung?

Regina Schumacher: Generell können Fehler in der Betriebskostenabrechnung zu unnötigem Aufwand und einem angeschlagenen Mietverhältnis führen. Daher sollte insbesondere auf folgende Fehler in der Betriebskostenabrechnung geachtet werden:

• Form und Fristen der Betriebskostenabrechnung wurden nicht eingehalten
• Umlageschlüssel und Kosten wurden falsch berechnet
• Positionen in der Betriebskostenabrechnung wurden nicht im Mietvertrag vereinbart
• Nicht umlagefähige Kosten wurden auf den Mieter umgelegt
• Durch Leerstände angefallene Kosten wurden nicht in der Abrechnung berücksichtigt

Wer kann Vermietern bei der Erstellung einer korrekten Betriebskostenabrechnung helfen?

Regina Schumacher: Wer Unterstützung bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung benötigt, kann sich an mehrere Anlaufstellen wenden. Eine ist beispielsweise der Mieterverein vor Ort. Voraussetzung ist jedoch, dass man Mitglied des Vereins wird, was meist mit einer Jahresgebühr einhergeht. Auch Hausverwaltungen übernehmen oft die komplette Erstellung der Betriebskostenabrechnung für ihre Kunden. In vielen Fällen sind die anfallenden Kosten allerdings vergleichsweise hoch, was dieses Angebot zum Teil unattraktiv für private Vermieter macht.

Mietervereine, Anwälte oder Software-Produkte können bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung helfen

Möglich ist außerdem, sich an Rechtsberatungsstellen und Anwälte zu wenden. Hierbei handelt es sich ebenfalls um Experten, die eine gute Unterstützung sein können, um die Rechtssicherheit einer Betriebskostenabrechnung zu garantieren.
Schließlich gibt es auch Software-Produkte wie objego, die privaten Vermietern bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung helfen. Die Software unterstützt nicht nur dabei, Kosten rund um das Mietobjekt richtig umzulegen, sondern erstellt auch eine Kostenübersicht sowie Anschreiben für die Mieter.