Eigentümerversammlung – 11 wichtige Punkte zur WEG-Versammlung

Auf der Eigentümerversammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft werden wichtige Entscheidungen rund um die Immobilie getroffen. Da es um Belange geht, die häufig alle Eigentümer betreffen und mitunter auch viel Geld im Spiel ist, ist die Wohnungseigentümerversammlung ein sehr wichtiger Termin. immoverkauf24 informiert ausführlich über die wichtigsten Fakten rund um das Thema WEG-Versammlung. 

Die Eigentümergemeinschaft verhandelt auf Eigentümerversammlungen Angelegenheiten rund um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums – also derjenigen Gebäudebestandteile, die allen Eigentümer neben dem Sondereigentum an ihrer Wohnung entsprechend ihres Miteigentumsanteils gehören. Dazu gehören unter anderem folgende Themen:

• Bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum 
  Ist beispielsweise das Treppenhaus sanierungsbedürftig oder soll ein Aufzug nachgerüstet werden, gibt es viele Fragen, die die Eigentümer untereinander klären müssen: Wie dringend ist eine Renovierung und wann sollte diese durchgeführt werden?
• Sonderumlagen
• Instandhaltungsrücklage
• Wahl des Verwaltungsbeirats
• Bestellung eines neuen oder die Abberufung des bisherigen Hausverwalters
• Entlastung des Hausverwalters
• Jahresabrechnung zum Hausgeld (Bestandteil jeder ordentlichen Eigentümerversammlung)
• Wirtschaftsplan (Bestandteil jeder ordentlichen Eigentümerversammlung)

Über all diese Themen beraten die Eigentümer gemeinsam mit dem Hausverwalter, der dann zu den jeweiligen Beschlüssen eine Abstimmung durchführt und anschließend ein Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung anfertigt. Diese Protokolle sind für die Eigentümer aus zweierlei Gründen wichtig: Sie können beispielsweise bei Streitigkeiten als Nachweis dafür dienen, ob ein Beschluss wirksam ist oder nicht. Zum anderen sind sie bei einem Wohnungsverkauf wichtig, da sich Kaufinteressenten in der Regel nach den Protokollen der letzten zwei bis drei Jahre erkundigen.

Auch das Sondereigentum oder Verhalten einzelner Eigentümer kann auf der Eigentümerversammlung zum Thema werden, wenn die Gemeinschaft hierdurch betroffen ist. Zum Beispiel Rückstände bei Hausgeldzahlungen, Verstöße gegen die Hausordnung, ein Wohnungsverkauf oder Änderungswünsche am Sondereigentum, die das Gemeinschaftseigentum mitbetreffen.

Gemäß § 24 Absatz 1 WEG ist der Hausverwalter verpflichtet, mindestens einmal im Jahr eine ordentliche WEG-Versammlung einzuberufen. Absatz 2 sieht zudem vor, dass die Hausverwaltung darüber hinaus auch dann eine Wohnungseigentümerversammlung einberufen muss, wenn dies von mindestens einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird (mehr zum Thema unter Punkt 4).

Das WEG (Wohnungseigentumsgesetz) enthält exakte Vorgaben dazu, welche Formalitäten und Fristen der Hausverwalter hinsichtlich der Eigentümerversammlung einhalten muss. Diese einzuhalten ist sehr wichtig, da hiervon mitunter abhängt, ob auf der Versammlung gefasste Beschlüsse überhaupt wirksam sind (siehe Punkt 9).

Die Vorgaben im Überblick:

• Es gilt eine Ladungsfrist von drei Wochen
  Mit Inkrafttreten des reformierten WEG am 1. Dezember 2020 wurde die Einladungsfrist für Eigentümerversammlungen gemäß § 24 Absatz 4 Nr. 2 WEG (neu) von bisher zwei Wochen auf drei Wochen verlängert, zudem darf der Verwalter die Einladung laut § 24 Absatz 4 Nr. 4 WEG (neu) auch per E-Mail versenden. Zwischen der Einberufung der Eigentümerversammlung und dem Termin müssen also mindestens drei Wochen liegen. Lediglich in dringenden Fällen darf der Hausverwalter von der dreiwöchigen Ladungsfrist für die Eigentümerversammlung abweichen.

• Die Einladung muss eine Tagesordnung enthalten
  Die Tagesordnung enthält die Themen, die auf der Eigentümerversammlung behandelt werden sollen. Dazu gehören auch Beschlussvorschläge für die Eigentümerversammlungen. Die Tagesordnung ist so zu formulieren, dass die zu behandelnden Themen für die Eigentümer klar verständlich sind. Wie wichtig in diesem Zusammenhang konkrete Formulierungen sind, zeigt sich in der Tatsache, dass Beschlüsse anfechtbar sind, die unter dem Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ gefasst werden.

Üblicherweise enthält die Einladung folgende Angaben:

• Vollständigen Namen und Anschrift der Eigentümer
• Namen und Anschrift des Hausverwalters
• Exakte Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft einschließlich Anschrift
• Bezeichnung des Versammlungsortes
• Tagesordnung
• Datum und Uhrzeit der Eigentümerversammlung

• Wichtig zu wissen: Der Hausverwalter muss für die Eigentümerversammlung einen Termin wählen, der „verkehrsüblich und zumutbar“ ist. Dazu gehört beispielsweise der Abend eines Wochentages. Ein Termin vormittags unter der Woche, am Sonntag, während der Schulferien oder wichtiger Fußballspiele ist hingegen kritisch und kann von Gerichten als nicht zumutbar betrachtet werden.

Auch in puncto Durchführung der Eigentümerversammlung und Protokoll muss der Hausverwalter diverse Formalitäten und Fristen beachten. So ist er beispielsweise gehalten, die gefassten Beschlüsse unverzüglich nach der Versammlung in der Beschluss-Sammlung zu vermerken. Zudem muss er das Protokoll unverzüglich nach der Versammlung erstellen und unterzeichnen. Wurde ein Verwaltungsbeirat bestellt, muss auch dieser das Protokoll unterschreiben. Der Versand kann seit Inkrafttreten der WEG-Novelle am 1. Dezember 2020 auch in Textform anstelle der Schriftform (mit Postversand) erfolgen. Daher kann der Verwalter die Protokolle somit nun auch per E-Mail versenden. Diese Frist ist wichtig, weil die Eigentümer innerhalb einer einmonatigen Frist Widerspruch einlegen können und ihnen daher rechtzeitig das Protokoll vorliegen soll.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Eigentümer die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung vom Verwalter verlangen. Diese liegen vor, wenn mindestens ein Viertel der Eigentümer dies fordert. Maßgeblich hierfür ist die Anzahl der Eigentümer (Kopfprinzip, siehe hierzu auch Punkt 8).

Anlass kann beispielsweise ein schwerer Wasserschaden sein, der zügig behoben werden muss, um weitere Schäden am Gebäude abzuwenden. Denkbar ist auch der Fall, dass der Hausverwalter gegen die Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung verstößt und beispielsweise Gelder der WEG veruntreut oder wichtige Beschlüsse nicht umsetzt. Dann können die Eigentümer beispielsweise über eine außerordentliche Eigentümerversammlung fordern, um einen Beschluss zur Abberufung des Hausverwalters durchzusetzen.

Beschlüsse, die auf einer Eigentümerversammlung gefasst wurden, sind nur dann wirksam, wenn die Formalitäten gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG) zur Beschlussfähigkeit eingehalten wurden. Dazu gehört auch die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung. Seit dem 1. Dezember 2020 gilt, dass die Versammlung unabhängig von der Anzahl der teilnehmenden Eigentümer beschlussfähig ist. Vor der Reform war dies keineswegs automatisch der Fall: So mussten die anwesenden Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren, sofern in der Teilungserklärung nichts anderes vereinbart war. Dieser Absatz wurde im Zuge der WEG-Reform gestrichen. Mehr über die Voraussetzungen für die Beschlussfassungen erfahren Sie unter Punkt 8.

Den Vorsitz über die Wohnungseigentümerversammlung führt üblicherweise ein Hausverwalter, der auch zur Eigentümerversammlung einlädt. Das WEG eröffnet Eigentümern jedoch auch die Möglichkeit, keinen externen Verwalter zu bestellen und das Gemeinschaftseigentum selbst zu verwalten. Dabei können sie sich wahlweise gemeinsam um die Verwaltung kümmern oder einen Eigentümer bestimmen, der diese Tätigkeit übernimmt.

Bei der Eigentümerversammlung besteht keine Anwesenheitspflicht. Allerdings ist es im eigenen Interesse der Eigentümer, möglichst immer dabei zu sein, da dort mitunter weitreichende Beschlüsse gefasst werden und die Versammlung auch eine Kontrollfunktion hat, was Kosten und Hausverwaltung angeht. Sollte eine Teilnahme nicht möglich sein, können Eigentümer einen Stellvertreter benennen und ihm eine Vollmacht erteilen (siehe hierzu auch Punkt 9).

• Gut zu wissen: Im Zuge des seit 1. Dezember 2020 geltenden reformierten Wohnungseigentumsgesetzes haben Wohnungseigentümer gemäß § 23 Absatz 1 Satz 2 WEG (neu) nun auch die Möglichkeit zu beschließen, dass sie an den Versammlungen auch in digitaler Form teilnehmen können und auch Abstimmungen elektronisch durchgeführt werden können.

Generell gilt zudem, dass die Eigentümerversammlung nicht öffentlich ist. Es dürfen also nur Eigentümer sowie von ihnen bevollmächtigte (mehr zur Vollmacht und Muster unter Punkt 10) Personen teilnehmen. Über einen entsprechenden Geschäftsordnungsbeschluss ist es jedoch auch möglich, dass Dritte - beispielsweise ein Statiker oder eine Architektin - teilnehmen können. Auch Nachlass- und Insolvenzverwalter können zu diesem Personenkreis gehören.

Je nachdem, wozu ein Beschluss gefasst wird, gelten unterschiedliche Vorgaben zum Stimmprinzip und zu den erforderlichen Mehrheiten bei der Abstimmung:

• Einfache Mehrheit: Je nachdem, was in der Teilungserklärung festgelegt ist, liegt eine einfache Mehrheit vor, wenn mehr als die Hälfte der Anwesenden (Kopfprinzip) oder der Miteigentumsanteile (Wertprinzip) einem Beschluss zustimmen. Sie gilt bei Abstimmungen zu den Themen Entlastung des Verwalters, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums, Sonderumlagen, Instandhaltungsrücklage, Rechtsfragen, Geschäftsordnung und Maßnahmen zum Werterhalt und der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums (beispielsweise die Anstellung eines Gartenbaubetriebs zur Pflege der Grünanlagen). Mit der Reform des WEG zum 1. Dezember 2020 genügt die einfache Mehrheit zudem nun auch bei baulichen Veränderungen, die bislang Einstimmigkeit erforderten. Das gilt insbesondere bei Maßnahmen, die nachhaltig zu Kosteneinsparungen beitragen oder dazu dienen, das Gebäude in einen zeitgemäßen Zustand zu versetzen.

• Qualifizierte Mehrheit: Eine qualifizierte Mehrheit liegt vor, wenn mindestens 51 Prozent der Eigentümer zustimmen. Sie ist beispielsweise erforderlich, wenn einem Eigentümer das Wohneigentum entzogen werden soll, weil er mit der Zahlung des Hausgeldes erheblich im Rückstand ist.

• Doppelt qualifizierte Mehrheit: Eine doppelt qualifizierte Mehrheit liegt vor, wenn mindestens zwei Drittel aller Eigentümer und mindestens die Hälfte der Eigentümer aller Miteigentumsanteile zustimmen. Sie ist beispielsweise erforderlich, wenn ein Eigentümer eine bauliche Veränderung an seinem Sondereigentum vornimmt, die das Erscheinungsbild des Gebäudes beeinflusst. Die doppelt qualifizierte Mehrheit spielt seit dem 1. Dezember 2020 auch bei der Frage eine Rolle, wer sich an den Kosten für eine bauliche Veränderung beteiligen muss: Wurde hierfür mit qualifizierter Mehrheit gestimmt, müssen sich alle Eigentümer an den Kosten beteiligen – lag die Zustimmung darunter, zahlen nur die Eigentümer, die sich für die Maßnahme ausgesprochen haben.

• Einstimmigkeit: Einstimmigkeit war bislang erforderlich, wenn ein schriftlicher Beschluss im Umlaufverfahren gefasst werden soll. Diese Vorgabe ist mit Inkrafttreten des reformierten WEG am 1. Dezember 2020 gelockert worden.

Alle auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sind nur dann wirksam, wenn die Formalitäten eingehalten wurden, die das WEG vorschreibt. Unter diesen Bedingungen sind Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft wirksam:

• Die Eigentümergemeinschaft muss beschlussfähig sein (siehe hierzu auch Punkt 5).
• Die Beschlussfassung erfolgt zu einem in der Einladung genannten Tagesordnungspunkt.
• Kein Eigentümer hat innerhalb eines Monats Widerspruch eingereicht.

Ist in der Gemeinschaftsordnung keine Vertretungsbeschränkung vorgesehen und ist die persönliche Teilnahme an der Eigentümerversammlung nicht möglich, können Eigentümer in der Regel einem anderen Eigentümer schriftlich eine Vollmacht erteilen – oder den Hausverwalter bevollmächtigen. Der Personenkreis, der darüber hinaus infrage kommt, ergibt sich aus der Gemeinschaftsordnung. Sie kann beispielsweise auch vorsehen, dass Ehegatten als Stellvertreter infrage kommen.

Der Vollmachtgeber muss diese unterschreiben. Das Original mit Unterschrift ist dann auf der Eigentümerversammlung vorzulegen. Vor dem Erteilen der Vollmacht sollte geklärt sein, welchen Umfang und welche Form sie haben soll.

Folgende Arten der Vollmacht sind möglich:

• Einmalige Vollmacht für die Eigentümerversammlung

• Dauervollmacht für die Eigentümerversammlung
  Eine Dauervollmacht ist nicht auf eine bestimmte Eigentümerversammlung beschränkt, sondern gilt auch für die folgenden. Dies muss entsprechend in der Vollmacht vermerkt werden.

• Weisungsgebundene Vollmacht für die Eigentümerversammlung
  Geht es um wichtige Beschlüsse, sollten Eigentümer über eine weisungsgebundene Vollmacht sicherstellen, dass der Stellvertreter entsprechend ihrer Weisung abstimmt.

Das WEG-Gesetz sieht die Eigentümerversammlungen als Instrument zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums vor. Die wesentlichen Vorgaben dazu sind in § 23 WEG (neu) festgelegt, die Beschlussfassung in § 25 WEG (neu).