Nebenkostenabrechnung - Darauf müssen Vermieter achten

Nicht alle anfallenden Kosten können in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden. In Deutschland sind die für die Nebenkostenabrechnung anerkannten Leistungen genau definiert und in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) hinterlegt. Darin werden Betriebskosten als jene Kosten beschrieben, die dem Eigentümer laufend durch den rechtmäßigen Gebrauch der Immobilie, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstückes entstehen.

Demnach umfassen die in § 2 BetrKV aufgelisteten Betriebskosten folgende Leistungen:

• Laufende Lasten des Grundstücks inklusive der Grundsteuer
• Kosten zur Bereitstellung der Wasserversorgung
• Entwässerungskosten inklusive Haus- und Grundstücksentwässerung
• Betriebskosten der Heizungsanlage inklusive Abgasanlage und die Kosten der verbrauchten Brennstoffe
• Betriebskosten der Warmwasseranlagen, sowie deren Wartungen
• Personen- und Lastenaufzüge
• Kosten der Müllbeseitigung und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung
• Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtungskosten des Gebäudes, sowie der Außenanlagen
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Betriebskosten der Gemeinschafts-Antennenanlage, sowie des Kabelanschlusses bis 30. Juni 2024
• Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

Prinzipiell gilt: Nur dann, wenn im Mietvertrag vereinbart wurde, dass die Mieter die umlagefähigen Nebenkosten zu tragen haben, dürfen Vermieter die Nebenkosten mit den Mietern abrechnen. Sollten dabei die Nebenkostenpunkte im Mietvertrag aufgelistet werden, so können nur diese in der Nebenkostenabrechnung verrechnet werden. Nachträglich können hierbei Nebenkosten, die im Mietvertrag nicht enthalten sind, auch nicht abgerechnet werden. Allerdings ist es nicht verpflichtend, alle umlagefähigen Nebenkosten gemäß der BetrKV einzeln aufzulisten. Dabei ist es ausreichend, alle umlagefähigen Nebenkosten als "sämtliche Betriebskosten" zu beschreiben, da dieser Begriff gesetzlich definiert (BGH, Az.: VIII ZR 137/15) und allgemein üblich ist.

Sollte im Mietvertrag nichts geregelt sein, so gilt die pauschale Abrechnung der Nebenkosten: In diesem Fall ist von einer Miete inklusive aller Nebenkosten, ausgenommen der Heiz- und Warmwasserkosten, die Rede.

Ob Sie die Nebenkosten pauschal verrechnen oder aber diese vertraglich festlegen, ist alleine Ihnen überlassen. Dabei macht eine Nebenkostenabrechnung mit vertraglich festgelegten Punkten meistens bei verschwenderischen oder aber langfristigen Mietern Sinn. Häufig findet die pauschale Abrechnung Anwendung, wenn Sie nur kurzfristig die Wohnung oder das Haus vermieten.

Nicht alle anfallenden Kosten, die durch die Vermietung einer Immobilie entstehen, können auf den Mieter abgewälzt werden. Dazu zählen unter anderem:

• Steuerberaterkosten
• Zinsen auf Immobilienkredite
• Anfallende Verwaltungskosten

Prinzipiell müssen bei der Nebenkostenabrechnung alle Kostenpunkte der BetrKV entsprechen.

Sofern alle Positionen der Nebenkostenabrechnung geklärt sind, geht es ans Eingemachte. Um bei der Nebenkostenabrechnung und beim dazugehörigen Anschreiben alles richtigzumachen, bieten wir Ihnen kostenlose Muster und Vorlagen an. Dabei erhalten Sie eine Vorlage für das Anschreiben als Word Datei, sowie eine Nebenkostenabrechnung Vorlage als Excel Datei für eine oder mehrere Wohneinheiten.

► Word-Vorlage für das Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung an den Mieter

► Excel-Vorlage für die Nebenkostenabrechnung kostenlos downloaden!

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Neben den eigentlichen Nebenkosten gehören noch weitere Angaben in eine rechtmäßige Nebenkostenabrechnung. Dabei ist es wichtig, sich an formelle Vorgaben zu halten und auf inhaltliche Details zu achten. Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen demnach folgende Punkte verpflichtend angegeben werden:

• Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum der Nebenkostenabrechnung muss zwölf Monate betragen. Dabei wird meistens der Zeitraum vom 01.01. bis zum 31.12. gewählt. Es steht dem Vermieter jedoch frei, individuelle Zeiträume zu wählen, sofern diese zwölf Monate betragen.

• Zusammensetzung der Gesamtkosten

Die einzelnen Kostenpunkte müssen bei der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar angegeben werden. Dabei genügt meist eine einfache Beschreibung wie z. B. Wasser, Beleuchtung etc. an der jeweiligen Kostenposition. Dabei kann der Vermieter den anfallenden Betrag einer jeden Kostenposition bereinigt angeben. Wichtig dabei ist, dass jeweils nur auf den Mieter umlagefähige Kosten angegeben werden.

Die einzelnen Kostenpositionen sollen transparent und nachvollziehbar aufgeschlüsselt werden. Um die Gesamtkosten zu belegen, reicht meistens eine einfache Belegeinsicht. Dabei dürfen, müssen aber in der Regel keine Belegkopien erstellt werden (BGH, Az.: VIII ZR 78/05).

• Nachvollziehbaren Umlageschlüssel angeben

In jeder Nebenkostenabrechnung sollte klar verständlich sein, welcher Umlageschlüssel (auch Verteilerschlüssel genannt) auf die jeweiligen Kostenpositionen angewandt wird. Dieser sollte idealerweise auch aus dem Mietvertrag entnehmbar sein.

Sollte im Vertrag kein Verteilerschlüssel angegeben sein, so gilt nach § 556a, Abs. 1 BGB die Aufteilung der kalten Betriebskosten nach Anteil der Wohnfläche. Im Gegensatz dazu müssen die warmen Betriebskosten größtenteils verbrauchsabhängig ermittelt werden. Dabei müssen die Vermieter Heizkosten mindestens zu 50 und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen.

Dies kann sich jedoch von Wohneinheit zu Wohneinheit unterscheiden. Beispielsweise kann bei schlecht isolierten Wohnungen eine höhere Umlage nach Verbrauch fällig sein. Die restlichen Anteile der warmen Nebenkosten sind nach § 7 HeizkostenV anhand der Wohnfläche zu berechnen.

Für alle weiteren Nebenkosten kann der Verteilerschlüssel anhand des Verbrauches, der Personenanzahl, nach Wohneinheit, oder nach Anteil der Wohnflächenberechnung werden.

Wenn Vermieter Nebenkostenabrechnungen erstellen, so müssen gewisse Fristen eingehalten werden. Laut § 556, Abs. 3 BGB beträgt die Nebenkostenabrechnung Frist genau zwölf Monate. Demnach muss der Vermieter spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes (genau zwölf Monate) den mietenden Parteien die Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Beispielsweise muss eine Nebenkostenabrechnung des Zeitraumes 01.01.2022 - 31.12.2022 spätestens am 31.12.2023 beim Mieter eingegangen sein.

Normalerweise können bei einer Säumnis dieser Frist keine Nachforderungen an den Mieter gestellt werden. Ausnahmen dafür wären Fälle, in denen der Vermieter keine Schuld für eine verspätete Nebenkostenabrechnung trägt und dies auch beweisen kann.

Sollte der Zeitraum, indem dem Vermieter verschiedene Leistungen von Versorgern in Rechnung gestellt werden, nicht mit dem Abrechnungszeitraum der Nebenkostenabrechnung übereinstimmen, so gilt das sogenannte Abfluss- oder Leistungsprinzip. In der Regel kann der Vermieter in solchen Fällen die gesamte Rechnung des Versorgers in die Nebenkostenabrechnung für das gesamte Jahr miteinbeziehen. Demnach müssen all jene Leistungen nicht in zwei verschiedene Nebenkostenabrechnungen aufgeteilt werden. Jedoch gelten auch hier Ausnahmen: sollten beispielsweise Mieter durch diese Form der Abrechnung stark benachteiligt werden, so ist die Anwendung des Abfluss- und Leistungsprinzips unzulässig. Des Weiteren können gewisse Kostenpositionen, wie z. B. Heizkosten nicht nach jenem Prinzip verrechnet werden (BGH, Az.: VIII ZR 156/11).

Darüber hinaus ist eine Nebenkostenabrechnung Verjährung möglich. In Deutschland gilt die regelmäßige Verjährungsfrist und beträgt demnach drei Jahre. Diese beginnt mit dem Ende des Jahres, in der der Anspruch entstanden ist. Sollte beispielsweise ein Mieter einzelne Punkte, oder aber die gesamte Nebenkostenabrechnung nicht bezahlen, so entfällt dem Vermieter das Recht auf die Leistungen, wenn ihm dies erst drei Jahre nach Zusendung der Nebenkostenabrechnung auffällt.

Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen, sollten formelle Anforderungen eingehalten und die einzelnen Punkte übersichtlich angegeben werden. Dabei unterscheiden sich Nebenkostenabrechnungen je nach Anzahl der Wohneinheiten und Sonderfällen in ihrer Komplexität. Bei nur einer Wohneinheit reicht für die meisten Fälle unsere Nebenkostenabrechnung gemäß der Excel-Vorlage zur Auflistung der Nebenkosten aus.

Bei mehreren Wohneinheiten oder aber komplexen Sonderfällen kann das Erstellen einer rechtmäßigen Nebenkostenabrechnung durchaus komplexer sein. Falls Sie ein größeres Mehrfamilienhaus ohne Verwalter vermieten, kann sich der Einsatz eines Programms für die Nebenkostenabrechnung lohnen. Die Daten des Gesamtverbrauches können dort einmalig eingegeben und nach individuellem Verteilungsschlüssel auf die Mieter umgerechnet werden.

Bei der Nebenkostenabrechnung wird ein jeder Vermieter vor eine Herausforderung gestellt. Besonders dann, wenn es sich um komplexe Sonderfälle handelt oder Sie eine Wohnung vermieten und zum ersten Mal eine Nebenkostenabrechnung erstellen müssen, schleichen sich gern Fehler in die Abrechnung ein. Dabei machen Vermieter häufig immer dieselben Fehler. Folgend klären wir Sie über die gängigsten Ausrutscher bei der Nebenkostenabrechnung auf, damit Sie nicht ins selbe Fettnäpfchen treten.

• Fehler bei der Heizkostenabrechnung

Wenn ein Vermieter die Heizkostenabrechnung selbst erstellen will, so muss er sich an die rechtlichen Grundlagen der Heizkostenverordnung halten. Diese gibt an, wie die Heizkosten und das Warmwasser mit den Mietparteien abzurechnen sind.

Häufig geschehen Abrechnungsfehler bei Zwischenlieferungen von Brennstoffen. Rechnerisch werden dabei Restbestände nicht beachtet, d. h. dass stets vom vollständigen Verbrauch des Brennstoffes ausgegangen wird. Um dabei keinem Abrechnungsfehler zu unterlaufen, sollten Sie stets zu Anfang und zu Ende des Abrechnungszeitraumes die Restbestände notieren. Diese werden nämlich bei der Nebenkostenabrechnung in der Regel zum letzten Anschaffungspreis abgezogen und im nächsten Abrechnungszeitraum verrechnet. Zudem muss in der Heizkostenabrechnung angegeben werden, wann und zu welchem Preis Brennstofflieferungen eingegangen sind.

Des Weiteren muss ein klarer Verteilerschlüssel der Heizkostenabrechnung ersichtlich sein. Häufig werden die Heizkosten falsch nach Verbrauch und nach Fläche aufgeteilt. § 7 der Heizkostenverordnung gibt dabei genau an, wie je nach Gebäudeart abgerechnet werden muss.

• Gängige Fehler bei der Warmwasserabrechnung

Häufig machen Vermieter den Fehler, die Kosten des verbrauchten Warmwassers pauschal zu verrechnen. Denn bis Ende 2008 durften unter gewissen Umständen die Kosten für die Warmwasseraufbereitung pauschal mit 18 % des Gesamtbrennstoffverbrauches in der Nebenkostenabrechnung verrechnet werden.

Da jedoch seit Anfang 2014 in jeder Warmwasseraufbereitungsanlage ein Wärmezähler oder ähnliches verbaut sein muss, müssen die Warmwasserkosten anhand dieser Werte in der Nebenkostenabrechnung verrechnet werden. Eine pauschale Abrechnung ist demnach nicht mehr möglich.

• Keine Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag

Wenn im Vertrag zwischen mietender und vermietender Partei nicht klar definiert ist, dass die Nebenkosten separat durch eine Nebenkostenabrechnung beglichen werden, so kann dies pauschal mit der Miete geschehen. Ohne Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag ist eine Nebenkostenabrechnung der Mietpartei unzulässig.

• Nichteinhalten der Fristen

Sollte der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht dem Mieter übermittelt haben, so ist diese in den meisten Fällen nichtig. Beachten Sie stets, dass die mietende Partei die Nebenkostenabrechnung innerhalb der zwölfmonatigen Frist erhält. Bei Nichteinhalten dieser Frist kann der Vermieter meistens keine Nachforderungen stellen, es sei denn, dieser trägt keine Schuld an der Verspätung.

• Nebenkostenabrechnung Verjährung

Als Vermieter sollten Sie darauf achten, dass alle Kostenpositionen und Nebenkostenabrechnungen zeitnah beglichen werden. Sollte Ihnen eine Säumnis vonseiten des Mieters erst drei Jahre nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung auffallen, so können Sie keine Nachforderungen mehr erheben.

• Einbezug von Leerstand

Wenn die Betriebskosten von leerstehenden Wohneinheiten in die Nebenkostenabrechnung miteinbezogen werden, so verliert diese ihre Rechtsverbindlichkeit.

• Einbezug von nicht umlagefähiger Kosten

Beachten Sie die zulässigen Kostenpositionen für Nebenkostenabrechnungen. Diese sind in der BetrKV genau definiert und können nicht individuell erweitert werden. Auch „sonstige Betriebskosten“ müssen den Anforderungen der BetrKV entsprechen. Sollten Sie in der Nebenkostenabrechnung Kostenpositionen angeben, die nicht der BetrKV entsprechen, so ist diese ungültig.

• Umlagefähige Kostenpositionen übersehen

Überprüfen Sie vor Ende der Abrechnungsfrist, ob Sie alle umlagefähigen Kosten angegeben haben. Eine nachträgliche Zahlungsaufforderung ist nicht möglich, jedoch kann die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert werden.

• Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Sollte auch nur eine Pflichtangabe in der Nebenkostenabrechnung fehlen, so gilt diese als nicht transparent, nicht nachvollziehbar und letztendlich als nicht wirksam.

• Fehlerhafter Abrechnungszeitraum

Gemäß § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB darf der Abrechnungszeitraum maximal zwölf Monate betragen. Der Mieter kann Nachzahlungen bei Übertreten der Abrechnungsperiode verweigern.

• Vermischen von Gewerbeimmobilien und Wohneinheiten in der Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie ein Gewerbe vermieten, gelten andere Regelungen hinsichtlich der Nebenkostenabrechnung. Sollten Vermieter bei Mischimmobilien eine gemeinsame Nebenkostenabrechnung erstellen und dabei denselben Verteilerschlüssel anwenden, so kann beispielsweise die Mietpartei die Nebenkostenabrechnung aufgrund einer möglichen Benachteiligung anfechten.