Instandhaltung von Immobilien – die wichtigsten Maßnahmen, Tipps und Irrtümer

immoverkauf24: Und was sind die Unterschiede zu Sanierung und Modernisierung?

Ralf-Günter Ludwig: Bei Sanierungen und Modernisierungen werden im Gegensatz zur Instandhaltung Gebäudeteile neu gebaut oder installiert, unter Beibehaltung der Substanz, z.B. energetische Sanierungen in Form einer Dämmung oder einer Solaranlage. Hier gibt es übrigens viele Förderungen, z.B. von der KfW für den altersgerechten Umbau oder den Einbruchsschutz. Solche Förderungen gibt es für die Instandhaltung nicht.

Wann Instandsetzungskosten auf Mieter umgelegt werden können

immoverkauf24: Warum ist diese Abgrenzung der Begrifflichkeiten so wichtig?

Ralf-Günter Ludwig: Das ist u.a. wichtig, um die Kosten der einzelnen Maßnahmen besser abgrenzen zu können. Zudem sind einige der Maßnahmen auch umlagefähig – der Eigentümer kann sie teilweise also an die Mieter weitergeben – und andere Maßnahmen nicht. So ist die Heizungswartung eine umlagefähige Position. Gleiches gilt für die Inspektion durch den Schornsteinfeger: Diese Kosten können – meistens über die Heizkostenabrechnung – auf die Bewohner umgelegt werden. Es gilt übrigens für alle Positionen, die umgelegt werden sollen: Diese müssen im Mietvertrag aufgeführt sein.

immoverkauf24: Können die Kosten für Instandsetzungen auch auf Mieter umgelegt werden?

Ralf-Günter Ludwig: Ja, aber auch hier nur, wenn im Mietvertrag explizit festgehalten ist, dass der Mieter an den Kosten der Instandhaltung beteiligt wird. Doch dafür gibt es Grenzen: Mieter dürfen nur an den Kosten für sogenannte Kleinreparaturen beteiligt werden, als Richtwert kann man dabei Kosten von ca. 75 Euro heranziehen. Generell dürfen die so umgelegten Kosten 8 Prozent der Jahresmiete nicht überschreiten.

immoverkauf24: Welche Instandhaltungsmaßnahmen sind verpflichtend oder sollten vorrangig behandelt werden?

Ralf-Günter Ludwig: Man muss bei den Pflichten zur Instandsetzung zunächst einmal zwischen Immobilien mit Eigentumswohnungen und solchen mit Mietwohnungen unterscheiden, hier gibt es unterschiedliche rechtliche Aspekte zu beachten.

• Bei der Instandhaltung von Gebäuden mit Mietwohnungen sind mietrechtliche Bestimmungen des BGB relevant: In § 535 BGB ist festgelegt, dass der Vermieter dafür zu sorgen hat, dass dem Mieter die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen wird. Und er hat die Wohnung während der Mietzeit auch in diesem Zustand zu erhalten. Verstoßen Vermieter gegen diese Pflicht, können Mieter eine Mietminderung vornehmen. Deshalb ist es für Vermieter sehr empfehlenswert, ihren Pflichten auch nachzukommen.
• Für Eigentumswohnungen sind die Pflichten in § 14 Wohnungseigentumsgesetz festgelegt: Jeder Wohnungseigentümer hat die in seinem Sondereigentum stehenden Bauteile instand zu halten. Darüber hinaus ist in § 21 die ordnungsgemäße Verwaltung durch die Wohnungseigentümer thematisiert und sind Kriterien dafür aufgeführt. In § 27 sind die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters definiert und ihm das Recht eingeräumt, die "für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen".

Maßnahmen, die wegen drohender Kosten und gesetzlicher Pflichten besonders wichtig sind

Nun zu Ihrer Frage: Welche Maßnahmen besonders dringlich sind, hängt wesentlich davon ab, welche Nachteile der Bewohner bei einer Vernachlässigung hat.
Hat ein Vermieter etwa die Eichfrist des Kaltwasserzählers versäumt, kann der Mieter das bemängeln und sich aufgrund der evtl. falschen Messzahlen weigern, die auf ihn umgelegten Kosten zu zahlen. Die Messzahlen könnten ja falsch sein. Dann bleibt der Vermieter ggf. auf den Kosten sitzen.
Gravierender wird es dann, wenn ein Vermieter gesetzliche Auflagen missachtet und z.B. beim Warmwasserspeicher der Heizungsanlage die Legionellen-Prüfung nicht regelmäßig durchführt. Das muss bei Warmwasserspeichern mindestens alle drei Jahre geschehen. Findet eine Prüfung dann irgendwann schließlich statt und es kommt zu einem auffälligen Befund, hat der Vermieter das Gesundheitsamt im Nacken und es kann ihn richtig viel Geld kosten.

immoverkauf24: Was würden Sie also Eigentümern bezüglich ihrer Instandhaltungspflichten raten?

Ralf-Günter Ludwig: Jeder Eigentümer sollte sich eine Liste anfertigen, welche vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Maßnahmen er abarbeiten muss.

• Das geht los mit den Eichfristen sämtlicher Zähler, Warmwasser- und Kaltwasserzähler.
• Außerdem der Brandschutz:
  • z.B. müssen Feuerlöscher alle zwei Jahre gewartet werden.
  • Dazu gehören auch Rauchabzugs- und Rauchwärmeabzugsanlagen.
  • Auch Löschwasser, also Hydranten oder Zugänge zu Wasserversorgungen für die Feuerwehr, sind wartungspflichtig
• Rauchwarnmelder müssen jährlich gewartet werden. Übrigens auch dann, wenn es sich um Geräte handelt, die laut Hersteller 10 Jahre wartungsfrei sind.
• Falls ein Aufzug vorhanden ist, muss der gewartet werden.
• Die dreijährliche Legionellenprüfung bei Warmwasserspeichern ist nötig.
• Bei Tiefgaragen sind in bestimmten Intervallen Wartungen durchzuführen, etwa bei elektrischen Rolltoren.
• Heizungsanlagen sind ein neuralgischer Punkt, der Wartungsbedarf ist je nach Art und Alter der Heizung unterschiedlich. Praktischerweise haben die Heizungen meist ein Typenschild: Da steht neben Hersteller, Baujahr & Co. auch drauf, welcher Schornsteinfeger zuständig ist, wann der das letzte Mal da war, vielleicht auch ein Handwerker, der in der Vergangenheit die Anlage gewartet hat.

Diese gesetzlich vorgeschriebenen Wartungsintervalle sollten sich Eigentümer in einer Liste notieren und abarbeiten.

Wichtig für den Überblick: eine Bauteileliste

immoverkauf24: Woher erhalten Eigentümer solche Listen mit den notwendigen Wartungen und Wartungsintervallen?

Ralf-Günter Ludwig: Bei Neubauten erhalten Eigentümer vom Bauträger eine Liste mit den eingebrachten Bauteilen und können daraus dann die nötigen Wartungsarbeiten ableiten. Wer eine Hausverwaltung beschäftigt, lässt sich von dieser eine sogenannte Bauteileliste anfertigen. Die sind dann etwas umfangreicher: Neben den gesetzgeberischen Auflagen sind auch weitere wartungsrelevante Dinge erfasst, wie etwa Fenster und Türen, die irgendwann zu Kosten führen könnten.

immoverkauf24: Wie sieht es auch mit Dach und Fassade – gibt es hier gesetzliche Vorgaben zur Instandhaltung?

Ralf-Günter Ludwig: Nein, nicht bei der Instandhaltung, das fällt dann unter Modernisierung oder Sanierung. Grundsätzlich sind Hausbesitzer laut Energieeinsparverordnung (EnEV 2014) (ab dem 01. November 2020 gilt hier das Gebäudeenergiegesetz, Anmerkung der Redaktion) dazu verpflichtet, ihr Dach beziehungsweise die oberste Geschossdecke so zu dämmen, so dass die Mindestanforderungen in puncto Wärmeschutz eingehalten werden.
Zur Verpflichtungen kann es kommen, wenn etwa Schäden an der Fassade entstanden sind, die behoben werden müssen, weil sonst etwa Feuchtigkeit eindringt. Dann kann ein Eigentümer verpflichtet sein, die Fassade auch gleich zu dämmen. 

immoverkauf24: Abgesehen von den gesetzlichen Vorgaben, welche Instandhaltungsmaßnahmen sollte ein Eigentümer außerdem durchführen?

Ralf-Günter Ludwig: Das hängt davon ab, welche Strategie ein Eigentümer wählt: Will er korrektiv instand halten oder vorbeugend instand halten. Bei ersterer Strategie werden die Eigentümer nur dann tätig, wenn etwas kaputt geht. Und es wird auch nur soweit wieder hergestellt – also instand gesetzt –, dass es wieder funktioniert. Verbesserungen finden nicht statt.
Wer vorbeugend instand hält, kümmert sich auch um Bauteile, für die es keine gesetzlichen Vorgaben gibt, und das auch dann, wenn noch kein Schaden eingetreten ist. Das betrifft dann etwa Fenster und Türen, die alle paar Jahre inspiziert und gewartet und ggf. auch verbessert werden. Bei der vorausschauenden Instandhaltung werden Termine für Maßnehmen festgelegt und z.B. Fenster alle 10 Jahre ausgetauscht.

Meist ist die Wahl der Strategie abhängig davon, wie das Objekt benutzt bzw. bewohnt wird: Ein Eigentümer, der selbst eine Wohnung in einem Mehrfamilienhaus bewohnt, hat er ein Interesse daran, dass die Immobilie nicht nur bewohnbar, sondern auch gepflegt und schön ist: Er wird sich wahrscheinlich eher für die hochwertigsten Fenster entscheiden. Ein Vermieter, der ein Objekt als Renditeobjekt erworben hat, wird wahrscheinlich eher Fenster einbauen lassen, die ausreichend gut sind.

immoverkauf24: Um Instandhaltungsmaßnahmen zu finanzieren, werden Rücklagen gebildet. Ist dies für Wohnungseigentümer verpflichtend?

Ralf-Günter Ludwig: Nein. Es gibt zwar einen Paragraphen zur der Instandhaltungsrücklage bzw. Instandhaltungsrückstellung, das ist § 21 Abs. 5 Nr. WEG und darin heißt es: „Zu einer ordnungsmäßigen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung gehört insbesondere auch die Ansparung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage.“ Pflicht ist die Rücklage aber nicht, die Eigentümer können sie bilden. Sinnvoll ist es natürlich, das für den Fall einer größeren Maßnahme Geldmittel angespart werden.

immoverkauf24: Wie bemisst man bei Instandhaltungsrückstellungen eine sinnvolle Höhe?

Ralf-Günter Ludwig: Zur Angemessenheit der Instandhaltungsrücklage gibt es ebenfalls eine entsprechende Verordnung zu wohnungswirtschaftlichen Berechnungen (Zweite Berechnungsverordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnungen, hier § 28 Abs. 2): Darin ist nach Jahren gestaffelt aufgelistet, wie viel an Rückstellungen maximal angemessen ist. Wenn es um das Thema Instandhaltungsrücklage geht, ist häufig von einer Faustformel zu Berechnung die Rede. Nur leider taugt meiner Ansicht keine etwas. Auch bekannte Formeln wie die Peters'sche Formel – dabei leitet man die Instandhaltungskosten von den Herstellungskosten ab – sind einfach zu pauschal. So eine Formel kann nicht einfach auf alle Objekte, die ja einfach sehr unterschiedlich sind, übertragen werden.

Der "dickste Fisch" bei künftigen Instandhaltungen als Maßgabe für die Rücklagen

Meine Meinung: Jeder Eigentümer sollte sich einmal die Mühe machen, das Objekt zu begehen und jedes Bauteil und den Zustand einzeln erfassen, um dann zu überschlagen, welche Investition wann sinnvoll ist. Und das Bauteil, das den „dicksten Fisch“ bei den nötigen Instandhaltungsmaßnahmen ausmacht – etwas eine neue Heizungsanlage oder eine auszubesserndes Dach – kann einen sinnvolle Maßgabe für die Höhe der Instandhaltungsrücklagen sein.

immoverkauf24: Gibt es häufige Fehler, die Eigentümer bei der Instandhaltung machen?

Ralf-Günter Ludwig: Ja. In meiner Praxis erlebe ich vor allem zwei häufige Fehler, die unnötig hohe Kosten verursachen. Und die Ursache liegt nicht beim Objekt, sondern beim Mensch. Erstens: Vernachlässigung durch die Eigentümer. Zweitens: blinder Aktionismus.

Beim ersten Fall handelt es sich typischerweise um einen Eigentümer mit einem Renditeobjekt, der beruflich sehr eingespannt ist, wenig Zeit hat und sich auf einen Hausverwalter verlässt, der wenig kostet, aber auch wenig macht. Erreichen diesen dann Meldungen von Mietern, dass etwas am Objekt nicht in Ordnung ist, werden die so lange es geht geflissentlich ignoriert. Ergebnis ist ein Instandhaltungsstau, weil selbst die gesetzlichen Auflagen nicht eingehalten wurden. Und so entstehen echte Schäden, wie eine defekte Heizungsanlage oder eine Wassereintritt ins Dach. Deren Behebung – ein Beispiel aus der Praxis – kostet dann schon mal 45.000 Euro. Während bei einer ordnungsgemäßen Wartung vielleicht maximal 3.000 Euro angefallen wären.

immoverkauf24: Und in welcher Form begegnet ihnen ungünstiger Aktionismus bei den Wohnungseigentümern?

Ralf-Günter Ludwig: Also, das Phänomen begegnet mir öfter, ich will Ihnen aber von einem besonders eindrücklichen Fall erzählen: Es handelte sich um eine eigentlich harmonische Wohnungseigentümergemeinschaft, deren eine Eigentümerin schon so betagt war, dass sei bei der Eigentümerversammlung nicht mehr ihr Stimmrecht ausüben konnte. Dies tat dann, als ihre Vertreterin, eine junge Verwandte. Und die wollte vor Antritt des Erbes noch dafür sorgen, dass die Wohnung flott gemacht wird, bevor sie selbst einmal dafür aufkommen muss. Die hat dann in der Versammlung durch ihre Hysterie dafür gesorgt, dass auf einmal von großen Investitionen die Rede war. Da stand plötzlich im Raum, dass Schimmel im Keller vorhanden sei – Schwamm, Schimmel & Co. sind Themen, die schnell für Panik bei Eigentümern sorgen. Da kommt dann ein Rudel von Handwerkern, die sagen, dass sofort gravierende Maßnahmen ergriffen werden müssten. Es machten also mehrere Handwerker Angebote und die lagen teilweise bei 4.500 Euro. Ich habe dann dafür gesorgt, dass erstmal Ruhe einkehrt und einen Handwerker bestellt, der ein Probe der befallenen Wand ins Labor geschickt hat. Ergebnis: Der Pilz war schon abgestorben – der war durch zur wenig Lüftung bei Leerstand entstanden – und konnte mit relativen einfachen Mitteln behoben werden. Ein paar Hundert Euro hat das dann gekostet. Also, deshalb mein Rat: Bei einem Problem Ruhe bewahren und die Sache ganz nüchtern angehen – meistens ist alles halb so schlimm.